Datenschutzerklärung (Entwurf)

Entwurf

Diese Seite ist ein Entwurf und noch nicht rechtlich geprüft. Sie beschreibt, welche Daten die Dokumentation, die Anwendung und die Anmeldeseiten heute verarbeiten. Die geprüfte Fassung ersetzt sie vor dem Start des Regelbetriebs.

Fassung: 2026-10-22-draft

Diese Erklärung gilt für die Dokumentation unter docs.acriva.de, für die Anwendung Acriva und für ihre Anmeldeseiten.

Verantwortlicher

David-Jonas Kloster
Friedenstraße 9
48712 Gescher

E-Mail: kloster.davidjonas@gmail.com

Eine Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.

Dokumente Ihres Unternehmens

Für die Dokumente und Daten, die ein Unternehmen in seinem Arbeitsbereich ablegt, ist dieses Unternehmen verantwortlich. Acriva verarbeitet sie in seinem Auftrag. Das regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Wenn Ihre Daten in einem solchen Dokument stehen, wenden Sie sich mit Ihren Rechten an das Unternehmen, das den Arbeitsbereich führt.

Diese Erklärung beschreibt, was wir als Verantwortlicher verarbeiten: Ihren Besuch auf diesen Seiten, Ihr Konto und den Betrieb des Dienstes.

Dokumentation (docs.acriva.de)

Die Dokumentation ist eine statische Website. GitHub Pages liefert sie aus, ein Dienst der GitHub, Inc., 88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA.

• Zugriffsdaten: Wenn Sie eine Seite aufrufen, verarbeitet GitHub Ihre IP-Adresse und die technischen Angaben des Aufrufs (Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser), um die Seite auszuliefern und den Dienst zu schützen. Wir selbst erhalten diese Daten nicht.
• Übermittlung in die USA: GitHub verarbeitet die Daten auch in den USA. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit GitHub danach zertifiziert ist, sonst die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Keine Cookies, keine Analyse: Die Dokumentation setzt keine Cookies und nutzt keine Analyse- oder Werbedienste. Schriften, Skripte und Bilder kommen von derselben Website.
• Speicher Ihres Browsers: Wenn Sie das helle oder dunkle Design wählen, merkt sich Ihr Browser die Wahl (starlight-theme). Diese Angabe verlässt Ihren Browser nicht.
• Suche: Die Suche läuft in Ihrem Browser mit einem Index, der zur Website gehört. Ihre Suchbegriffe werden nicht übertragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser Interesse, die Dokumentation sicher und zuverlässig bereitzustellen.

Anwendung und Anmeldung

Hosting

Die Anwendung, die Anmeldung (Keycloak), die Datenbank und der Dokumentenspeicher laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf der Anwendung und der Anmeldeseiten protokolliert der Server:

• im Zugriffsprotokoll: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, verweisende Seite und Browserkennung,
• im Protokoll der Anwendung: Zeitpunkt, Vorgang, die Kennungen des Kontos und des Arbeitsbereichs und Fehlermeldungen.

Wir nutzen die Protokolle, um Störungen zu finden, Angriffe abzuwehren und die Auslastung je Arbeitsbereich zu messen. Sie liegen auf demselben Server. In der Protokollauswertung löschen wir sie nach 14 Tagen, Ablaufverfolgungen einzelner Anfragen nach 7 Tagen und Messwerte ohne Bezug zu einem Konto nach 30 Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb.

Die Überwachung des Dienstes läuft auf demselben Server. Warnmeldungen an unseren Betrieb gehen per E-Mail über Resend (siehe unten) und enthalten keine personenbezogenen Daten.

Schutz vor Missbrauch

Aufrufe ohne Anmeldung, etwa die Registrierung, begrenzt der Server je IP-Adresse. Er zählt dafür die Aufrufe einer IP-Adresse für jeweils 60 Sekunden im Arbeitsspeicher. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Konto und Arbeitsbereich

Wenn Sie ein Firmenkonto anlegen, verarbeiten wir den Namen des Unternehmens, den Kurznamen des Arbeitsbereichs, Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort und Ihre Sprache. Das Passwort speichern wir nur als Hash. Wir speichern außerdem, welche Fassung der AGB und des Auftragsverarbeitungsvertrags Sie wann akzeptiert haben. Eine IP-Adresse speichern wir dabei nicht.

Wenn Sie in einen Arbeitsbereich eingeladen werden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Ihre Rolle. Eine Einladung verfällt nach 7 Tagen.

Während Sie Acriva nutzen, speichern wir:

• Ihre Mitgliedschaften und Rollen und den Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung, höchstens einmal pro Stunde aktualisiert,
• zu jeder Sitzung die IP-Adresse und die Browserkennung, damit Sie Ihre Sitzungen sehen und beenden können,
• Ihre Benachrichtigungen in der Anwendung,
• wenn Sie eine zweite Anmeldestufe einrichten: die Authenticator-App, den Passkey oder die Wiederherstellungscodes,
• zu einem API-Schlüssel, wer ihn angelegt hat und wann er zuletzt benutzt wurde,
• im Protokoll des Arbeitsbereichs, wer was wann getan hat. Das Protokoll dient dem Unternehmen als Nachweis einer ordnungsmäßigen Ablage. Einträge lassen sich nicht nachträglich ändern. Wird ein Dokument endgültig gelöscht oder ein ehemaliges Mitglied anonymisiert, entfernen wir den zugehörigen Text aus den Einträgen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Erfüllung des Vertrags über die Nutzung von Acriva, und für die Sitzungsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse an sicheren Konten.

Meldet sich Ihr Unternehmen über einen eigenen Anmeldedienst an (Single Sign-on, zum Beispiel Microsoft Entra ID oder Google Workspace), geben Sie Ihr Passwort dort ein. Wir erhalten von diesem Dienst Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Gruppen.

Cookies und Speicher Ihres Browsers

Die Anwendung und die Anmeldeseiten setzen nur Cookies, die für die Anmeldung technisch nötig sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Deshalb fragen wir nicht nach einer Einwilligung. Analyse-, Werbe- oder Drittanbieter-Cookies gibt es nicht, und Schriften, Skripte und Bilder kommen von unseren eigenen Servern.

Cookie	Gesetzt von	Zweck	Dauer
__Host-tp-session	Anwendung	hält Sie angemeldet; die Sitzung selbst liegt auf dem Server	8 Stunden nach der letzten Nutzung
__Host-tp-af	Anwendung	schützt Formulare vor gefälschten Anfragen (CSRF)	bis Sie den Browser schließen
.AspNetCore.Correlation.*, .AspNetCore.OpenIdConnect.Nonce.*	Anwendung	sichern den Wechsel zur Anmeldeseite und zurück	wenige Minuten während der Anmeldung
AUTH_SESSION_ID, KC_AUTH_SESSION_HASH, KC_RESTART	Anmeldung (Keycloak)	halten den laufenden Anmeldevorgang	bis die Anmeldung abgeschlossen ist
KEYCLOAK_IDENTITY, KEYCLOAK_SESSION	Anmeldung (Keycloak)	halten Ihre Sitzung bei der Anmeldung	30 Minuten ohne Nutzung, höchstens 10 Stunden
KEYCLOAK_LOCALE	Anmeldung (Keycloak)	merkt sich die Sprache der Anmeldeseiten	bis Sie den Browser schließen

Im Speicher Ihres Browsers legt die Anwendung Einstellungen ab, damit sie beim nächsten Besuch gelten: die Sprache, das helle oder dunkle Design, den zuletzt geöffneten Arbeitsbereich und welche Hinweise der Startseite Sie geschlossen haben. Einige Einträge enthalten die Kennung Ihres Kontos und des Arbeitsbereichs. Die Sprache und den zuletzt geöffneten Arbeitsbereich speichern wir auch in Ihrem Konto. Auch dieser Speicher ist technisch nötig, weil die Anwendung ohne ihn Ihre Auswahl nicht behalten kann.

E-Mails von Acriva

Acriva sendet E-Mails zu Ihrem Konto und Ihrem Arbeitsbereich: die Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse, das Zurücksetzen des Passworts, Einladungen und Benachrichtigungen, etwa über eine Aufgabe oder eine geänderte Rolle. Für den Versand nutzen wir Resend, einen Dienst der Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA, als Auftragsverarbeiter.

Resend erhält dafür Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der Nachricht: Ihren Namen, den Namen des Arbeitsbereichs und je nach Nachricht den Titel eines Dokuments, einen Dateinamen oder den Namen der Person, die etwas ausgelöst hat. Resend verarbeitet die Daten auch in den USA. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Anbieter danach zertifiziert ist, sonst die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Werbung senden wir auf diesem Weg nicht.

KI-Erkennung

Acriva erkennt mit einem KI-Modell, um welche Art von Dokument es sich handelt, und liest dessen Angaben aus. Wenn ein Dokument in einem Arbeitsbereich ankommt, sendet Acriva dafür seinen Text und die Liste der Dokumenttypen des Arbeitsbereichs an das Modell, bei schlecht lesbaren Seiten auch deren Bild. Wenn ein Arbeitsbereich Scans aufteilen lässt, sendet Acriva außerdem den Namen des Unternehmens und die Seitenanfänge. Für die Suche sendet Acriva Textabschnitte an ein zweites Modell, das sie in Zahlenreihen (Embeddings) umrechnet. Was die KI im Einzelnen tut, steht unter KI.

Die Anfragen laufen über OpenRouter (OpenRouter, Inc., USA) als Auftragsverarbeiter, und zwar über dessen europäischen Zugang eu.openrouter.ai. Acriva lässt dabei nur Modelle zu, die in der EU betrieben werden, verlangt, dass weder Anfragen noch Antworten gespeichert werden, und schließt die Nutzung zum Training von Modellen aus. Die Anwendung startet im Regelbetrieb nicht, wenn ein anderer Zugang eingestellt ist.

Die erkannten Werte speichern wir am Dokument. Im Verbrauchsprotokoll speichern wir zu jedem KI-Aufruf den Arbeitsbereich, das Dokument, die Aufgabe, das Modell, den Verbrauch und die Dauer, aber weder die Anfrage noch die Antwort. Die KI gibt nie etwas frei: Sie schlägt vor, Menschen entscheiden.

Diese Verarbeitung geschieht im Auftrag des Unternehmens, das den Arbeitsbereich führt.

Bewertungen von KI-Antworten

Personen in einem Arbeitsbereich können eine Antwort der KI (des Assistenten, eines Chats oder einer Zusammenfassung) als hilfreich oder nicht hilfreich bewerten und bei „Nicht hilfreich“ einen Grund und einen Kommentar angeben. Acriva speichert die Bewertung mit der Person, der Antwort, auf die sie sich bezieht, der Seite der App als Vorlage ohne IDs, dem Modell, der Prompt-Version, der Dauer und den Namen der Werkzeuge des Assistenten. Die Antwort, die Frage und den Inhalt eines Dokuments kopiert Acriva nicht: Sie bleiben, wo sie sind, und werden mit ihnen gelöscht. Die Administratorinnen und Administratoren des Arbeitsbereichs sehen dessen Bewertungen und die Gründe, einen Kommentar nur, wenn sie die Dokumente hinter der Antwort lesen dürfen, und nie die Gespräche anderer Personen.

Eine Person kann ihre eigene Bewertung „Nicht hilfreich“ mit Acriva teilen, eine Administratorin oder ein Administrator jede Bewertung des Arbeitsbereichs. Erst dann sehen wir sie, und nur, solange sie geteilt ist: die Bewertung mit Grund, Modell und Prompt-Version und, nur wenn die Person ihre eigene Bewertung teilt, den Kommentar sowie die Frage und die Antwort dieses Schritts, gelesen im jeweiligen Moment. Einen nach dem Teilen geänderten Kommentar lesen wir so, wie er dann ist. Eine Antwort, die auf einem vertraulichen Dokument beruht, und ihren Kommentar sehen wir nie. Jedes Teilen, jedes Ende des Teilens durch eine Person und jedes Lesen einer geteilten Bewertung durch uns steht im Änderungsprotokoll des Arbeitsbereichs. Wir kopieren eine geteilte Bewertung nicht; um die KI zu verbessern, schreiben wir erfundene Testfälle mit demselben Muster.

Eine Bewertung wird 90 Tage nach ihrer letzten Änderung gelöscht, wenn ihr ehemaliges Mitglied anonymisiert wird, und mit der bewerteten Zusammenfassung, wenn deren Dokument gelöscht wird. Wird ihr Gespräch oder ein anderes Dokument hinter der Antwort gelöscht, verliert sie ihren Kommentar, und ihr Teilen mit Acriva endet. Wie Bewerten und Teilen funktionieren, steht unter KI. Diese Verarbeitung geschieht im Auftrag des Unternehmens, das den Arbeitsbereich betreibt; das Lesen einer geteilten Bewertung geschieht auf seine Weisung, die das Teilen erteilt.

E-Mail-Eingang

Ein Arbeitsbereich kann Dokumente über eine eigene E-Mail-Adresse empfangen. Diese E-Mails nimmt ein Mailserver an, den wir selbst auf unseren Servern in Deutschland betreiben. Er begrenzt Einlieferungen je IP-Adresse und prüft jede Nachricht auf Spam und gefälschte Absender (SPF, DKIM, DMARC). Dafür fragt er das Domain Name System (DNS) ab: die Domain des Absenders, bei Sperrlisten die IP-Adresse des einliefernden Mailservers und Domains aus Links in der Nachricht. Der übrige Inhalt der Nachricht verlässt unsere Server dabei nicht.

Zu jeder Nachricht speichern wir die Message-ID, den Absender, den Betreff, die Größe, die Dateinamen der Anhänge, das Ergebnis der Prüfung und die Nachricht selbst. Zu einer abgelehnten Nachricht speichern wir Absender, Adresse und Grund. Das Protokoll der Spamprüfung enthält die IP-Adresse des einliefernden Mailservers, die Größe und das Ergebnis. Eine zurückgehaltene Nachricht verwerfen wir nach 30 Tagen. Die Originalnachricht übergeben wir nach 365 Tagen zur Löschung und entfernen dabei Absender und Betreff aus dem Eintrag.

Auch diese Verarbeitung geschieht im Auftrag des Unternehmens, das den Arbeitsbereich führt.

Verschlüsselung und Zertifikate

Alle Verbindungen sind mit TLS verschlüsselt. Die Zertifikate stellt Let’s Encrypt aus (Internet Security Research Group, USA). Dabei übermitteln unsere Server nur die Namen unserer Domains, keine Daten von Besucherinnen und Besuchern.

Sicherungen

Wir sichern die Datenbanken der Anwendung und der Anmeldung jede Nacht auf dem Server und bewahren die Sicherungen gestaffelt auf: 7 tägliche, 4 wöchentliche und 6 monatliche. Gelöschte Daten können deshalb bis zu 6 Monate in einer Sicherung enthalten sein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser Interesse, Daten nach einer Störung wiederherstellen zu können.

Testumgebung

In Testumgebungen (zum Beispiel staging) liegen nur künstlich erzeugte, öffentliche oder anonymisierte Dokumente. Nur dort darf die KI-Erkennung auch über den weltweiten Zugang von OpenRouter laufen.

Wenn Sie uns schreiben

Wenn Sie uns eine E-Mail senden oder anrufen, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser Interesse, Anfragen zu beantworten.

Empfänger

Empfänger	Aufgabe	Ort der Verarbeitung
Hetzner Online GmbH	Server für Anwendung, Anmeldung, Datenbank, Dokumente und Sicherungen	Deutschland
Plus Five Five, Inc. (Resend)	Versand von E-Mails	USA
OpenRouter, Inc.	KI-Erkennung über den europäischen Zugang	EU, Unternehmenssitz USA
GitHub, Inc.	Auslieferung der Dokumentation	USA

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

Speicherdauer

Daten	Dauer
Server-Protokolle in der Auswertung	14 Tage
Sitzung in der Anwendung	8 Stunden nach der letzten Nutzung
Sitzung bei der Anmeldung	30 Minuten ohne Nutzung, höchstens 10 Stunden
Einladungen	7 Tage
Links zum Bestätigen der E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts	24 Stunden und 1 Stunde
Zurückgehaltene E-Mails im E-Mail-Eingang	30 Tage
Einträge zu abgelehnten E-Mails	365 Tage
Originale empfangener E-Mails	365 Tage
Dokumente im Papierkorb	30 Tage
Bewertungen von KI-Antworten	90 Tage nach der letzten Änderung
Sicherungen	bis zu 6 Monate
Konto und Mitgliedschaften	bis das Konto gelöscht wird oder der Vertrag endet
Dokumente und Protokoll eines Arbeitsbereichs	nach den Aufbewahrungsregeln des Unternehmens und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Nach dem Ende des Vertrags löschen wir die Daten eines Arbeitsbereichs nach den Regeln des Auftragsverarbeitungsvertrags, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist entgegensteht.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Widerspruch: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO).

Schreiben Sie uns dazu an die oben genannte Adresse.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO).

Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
https://www.ldi.nrw.de/

Pflicht zur Angabe und automatisierte Entscheidungen

Ohne die Angaben zu Ihrem Konto können Sie Acriva nicht nutzen. Eine gesetzliche Pflicht, sie anzugeben, besteht nicht. Wir treffen keine Entscheidungen, die allein auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung haben (Art. 22 DSGVO).

Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Die Fassung oben nennt den Stand. Angaben zum Anbieter stehen im Impressum.