Protokoll

Das Protokoll zeichnet auf, was in einem Arbeitsbereich passiert: neue und geänderte Dokumenttypen, Akten, Schlagwörter, Uploads, Ansichten und Downloads, Rollenwechsel, Einladungen, Änderungen an den Einstellungen des Arbeitsbereichs sowie veröffentlichte, pausierte und fortgesetzte Workflow-Vorlagen. Niemand kann einen Eintrag ändern oder löschen, auch nicht die Inhaberin oder der Inhaber des Arbeitsbereichs. Alle mit der Berechtigung Das Protokoll sehen können es öffnen, und jede vordefinierte Rolle hat sie.

Auch wer einen fehlgeschlagenen Verarbeitungslauf erneut versucht oder ein Dokument erneut verarbeiten lässt, steht im Protokoll: als Verarbeitungslauf erneut versucht und Erneute Verarbeitung angefordert, mit der Version und dem neuen Lauf (siehe Verarbeitung und Quarantäne).

Eine Änderung finden

Wählen Sie Einstellungen in der Seitenleiste und dann Protokoll in der Kategorie Compliance. Die Seite listet die Änderungen dieses Arbeitsbereichs, neueste zuerst, mit Zeitpunkt, Ereignis, Details, der Person, die sie vorgenommen hat, und dem Hash: dem Anfang des Hashwerts, mit dem der Eintrag in der Kette steht. Mit ihm können Sie einen Eintrag eindeutig nennen.

1. Geben Sie einen Begriff in Ereignis, Details oder Hash suchen ein, etwa eine Rechnungsnummer oder die ersten Zeichen eines Hashs. Die Liste zeigt dann nur die passenden Einträge.
2. Um die Liste weiter einzugrenzen, wählen Sie ein Ereignis, unter Person ein Mitglied (sichtbar, wenn Sie die Mitglieder sehen dürfen) oder setzen unter Zeitraum ein Datum bei Von und Bis. Jeder Filter erscheint als Chip über der Liste; mit seinem × entfernen Sie ihn.
3. Wählen Sie Filter zurücksetzen, um wieder alle Einträge zu sehen.
4. Unter der Liste steht, welche Einträge Sie sehen und wie viele es insgesamt sind, etwa „1–50 von 1.284“. Mit den Pfeilen daneben blättern Sie zur nächsten oder vorigen Seite.

Die Filter sind Teil der Adresse der Seite. Sie können eine gefilterte Ansicht also als Lesezeichen speichern oder teilen.

Das Protokoll exportieren

Wählen Sie neben den Filtern Exportieren. Acriva speichert die Einträge, die zu den Filtern passen, als CSV-Datei: mit Zeitpunkt, Person, Ereignis, Details und den Hashwerten der Kette, die Zellen durch Semikolon getrennt. Solange der Export lädt, können Sie ihn mit Abbrechen beenden.

• Ein Export enthält höchstens 100.000 Einträge. Sind es mehr, grenzen Sie den Zeitraum oder die Filter ein und exportieren Sie in mehreren Teilen.
• Jeder Export steht selbst im Protokoll, als Protokoll exportiert.
• Die Einträge eines einzelnen Dokuments exportieren Sie in seinem Verlauf, ebenfalls mit Exportieren.

Prüfen, dass das Protokoll vollständig ist

Jeder Eintrag ist über einen kryptografischen Hash mit dem vorherigen verknüpft, sodass die Einträge eine Kette bilden. Wird ein Eintrag geändert, entfernt oder eingefügt, reißt die Kette. Acriva prüft die Kette jedes Arbeitsbereichs jede Nacht und vergleicht sie außerdem mit einer Kopie ihres neuesten Eintrags, die einmal am Tag im gesperrten Dokumentenarchiv gespeichert wird. Diese Kopie lässt sich nicht ändern, sodass auch eine von Anfang an neu aufgebaute Kette auffällt.

Inhaberinnen und Inhaber, Administratorinnen und Administratoren sowie alle mit der Berechtigung Hash-Kette des Protokolls prüfen sehen oben auf der Seite den Zustand der Kette:

• Der Titel zählt die Einträge des Arbeitsbereichs, und das Badge daneben zeigt das Ergebnis der letzten Prüfung: Kette geprüft · … mit ihrem Zeitpunkt, wenn sie keinen Fehler gefunden hat, Kette unterbrochen · …, wenn sie einen gefunden hat, oder Noch nicht geprüft.
• Die Zeile darunter nennt, wann die Kette Zuletzt geprüft wurde, ob nächtlich oder auf Anfrage, und wie viele Einträge diese Prüfung gelesen hat.

Um die Kette jetzt zu prüfen, wählen Sie Jetzt prüfen. Die Prüfung liest jeden Eintrag und kann in einem großen Arbeitsbereich einen Moment dauern. Die Meldung Die Kette ist intakt. bestätigt das Ergebnis.

Wenn die Kette unterbrochen ist

Findet eine Prüfung einen Fehler, nennt eine Meldung über der Liste den Eintrag, bei dem die Kette unterbrochen ist, und den Grund, zum Beispiel „Der Eintrag wurde verändert“ oder „Die Kette stimmt nicht mehr mit ihrer gesperrten Tageskopie überein“. Das Betriebsteam von Acriva wird gleichzeitig benachrichtigt und untersucht den Fall als Sicherheitsvorfall. Es wird nichts repariert: Die Einträge bleiben, wie sie sind, sodass die Unterbrechung sichtbar und nachvollziehbar bleibt.

Nach der Untersuchung erscheint die Unterbrechung unter Erfasste Unterbrechungen mit ihrer Ursache und dem Vorfall. Spätere Prüfungen übergehen eine erfasste Unterbrechung und melden nur neue, sodass das Badge wieder Kette geprüft · … zeigt, solange sich nichts anderes geändert hat.