Cost center mapping from a data table

Like Cost center from the vendor, only the mapping isn’t in the script but in a data table kostenstellenZuordnung: one row per mapping with the vendor, the cost center and the G/L account, which accounting changes without a new version of the workflow, or uploads from Excel. The script queries every row of the vendor. With exactly one it sets the cost center and the G/L account, two fields the workflow declares itself; with none or several the approval gets a hint, so the invoice is allocated or split by hand. The vendor must be in the table as it is recognized on the invoice. When the table has one row per vendor, a card sets the invoice’s allocation with no script: Allocation from a data table.

The workflow

The workflow starts for every document of the type incoming-invoice. Its file workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: cost-center-mapping
name: Kostenstellen-Zuordnung aus einer Datentabelle
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields:
  - key: costCenter
    kind: text
    labelDe: Kostenstelle
    labelEn: Cost center
    documentTypes:
      - incoming-invoice
  - key: glAccount
    kind: text
    labelDe: Sachkonto
    labelEn: G/L account
    documentTypes:
      - incoming-invoice
start: allocate
steps:
  - kind: script
    name: allocate
    label: Kostenstelle zuordnen
    script: allocate.ts
    hook: onDocumentArrived
    inputs:
      - kind: field
        key: vendorName
        type: text
      - kind: table
        key: kostenstellenZuordnung
    returns: []
    exits: []
    next: approve
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

The script allocate.ts

Hook: onDocumentArrived · Inputs: vendorName, data table kostenstellenZuordnung · Return values: none

import { defineScript } from '@acriva/workflow-sdk';

export default defineScript({
  hook: 'onDocumentArrived',
  async run(ctx) {
    const vendor = ctx.document.fields.vendorName;
    if (vendor == null) return;
    // Every row of the vendor: a vendor may be mapped to more than one cost center.
    const [mapping, ...others] = await ctx.tables.query('kostenstellenZuordnung', {
      lieferant: vendor,
    });
    if (mapping === undefined) {
      ctx.hint(
        `Für „${vendor}“ gibt es keine Kostenstellen-Zuordnung. Bitte kontieren Sie die Rechnung von Hand.`,
      );
      return;
    }
    if (others.length > 0) {
      const costCenters = [mapping, ...others].map((row) => row.kostenstelle).join(', ');
      ctx.hint(
        `„${vendor}“ ist mehreren Kostenstellen zugeordnet (${costCenters}). Bitte teilen Sie die Rechnung von Hand auf.`,
      );
      return;
    }
    if (mapping.kostenstelle) ctx.setField('costCenter', mapping.kostenstelle);
    if (mapping.sachkonto) ctx.setField('glAccount', mapping.sachkonto);
  },
});

What it does

A test runs each of these cases in the sandbox and compares the result.

A vendor without a mapping

• Input: vendorName Neue Firma AG
• Data table kostenstellenZuordnung: 3 rows
  • nummer Z-001, lieferant Telekom Deutschland GmbH, kostenstelle 4400, sachkonto 4920
  • nummer Z-002, lieferant Deutsche Bahn AG, kostenstelle 4300, sachkonto 4663
  • nummer Z-003, lieferant Deutsche Bahn AG, kostenstelle 4100, sachkonto 4663
• Exit: the default next step
• Changes: hint on the next task: “Für „Neue Firma AG“ gibt es keine Kostenstellen-Zuordnung. Bitte kontieren Sie die Rechnung von Hand.”

A vendor with one mapping

• Input: vendorName Telekom Deutschland GmbH
• Data table kostenstellenZuordnung: 3 rows
  • nummer Z-001, lieferant Telekom Deutschland GmbH, kostenstelle 4400, sachkonto 4920
  • nummer Z-002, lieferant Deutsche Bahn AG, kostenstelle 4300, sachkonto 4663
  • nummer Z-003, lieferant Deutsche Bahn AG, kostenstelle 4100, sachkonto 4663
• Exit: the default next step
• Changes: field costCenter = 4400; field glAccount = 4920

A vendor with several mappings

• Input: vendorName Deutsche Bahn AG
• Data table kostenstellenZuordnung: 3 rows
  • nummer Z-001, lieferant Telekom Deutschland GmbH, kostenstelle 4400, sachkonto 4920
  • nummer Z-002, lieferant Deutsche Bahn AG, kostenstelle 4300, sachkonto 4663
  • nummer Z-003, lieferant Deutsche Bahn AG, kostenstelle 4100, sachkonto 4663
• Exit: the default next step
• Changes: hint on the next task: “„Deutsche Bahn AG“ ist mehreren Kostenstellen zugeordnet (4300, 4100). Bitte teilen Sie die Rechnung von Hand auf.”