Vendor master data from an Excel list

You keep your vendor list in Excel: name, creditor account, payment terms in days and whether the vendor is blocked. Upload the XLSX file into a data table lieferanten with the name as its key column; for a new version of the list, simply upload it again. The script looks up the invoice’s vendor in the table and sets the creditor account and the day the invoice is payable by, two fields the workflow declares itself. It marks a blocked vendor with the tag “Prüfen”, and for a vendor missing from the list the approval gets a hint. When all you need per vendor is the cost center and the G/L account, a card is enough: Allocation from a data table.

The workflow

The workflow starts for every document of the type incoming-invoice. Its file workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: vendor-master-data
name: Lieferantenstammdaten aus der Lieferantenliste
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields:
  - key: creditorAccount
    kind: text
    labelDe: Kreditorenkonto
    labelEn: Creditor account
    documentTypes:
      - incoming-invoice
  - key: paymentDue
    kind: date
    labelDe: Zahlbar bis
    labelEn: Payable by
    documentTypes:
      - incoming-invoice
start: enrich
steps:
  - kind: script
    name: enrich
    label: Stammdaten des Lieferanten
    script: enrich.ts
    hook: onDocumentArrived
    inputs:
      - kind: field
        key: vendorName
        type: text
      - kind: field
        key: invoiceDate
        type: date
      - kind: table
        key: lieferanten
    returns: []
    exits: []
    next: approve
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

The script enrich.ts

Hook: onDocumentArrived · Inputs: vendorName, invoiceDate, data table lieferanten · Return values: none

import { date, defineScript } from '@acriva/workflow-sdk';

export default defineScript({
  hook: 'onDocumentArrived',
  async run(ctx) {
    const { vendorName, invoiceDate } = ctx.document.fields;
    if (vendorName == null) return;
    // The row whose key column (the vendor's name) holds the name, or null when the list has none.
    const vendor = await ctx.tables.lookup('lieferanten', vendorName);
    if (vendor === null) {
      ctx.hint(
        `„${vendorName}“ steht nicht in der Lieferantenliste. Bitte ergänzen Sie den Lieferanten in der Datentabelle Lieferanten.`,
      );
      return;
    }
    if (vendor.gesperrt) {
      ctx.addTag('Prüfen');
      ctx.hint(
        `„${vendorName}“ ist in der Lieferantenliste gesperrt. Bitte klären Sie, ob die Rechnung bezahlt wird.`,
      );
    }
    if (vendor.kreditorenkonto) ctx.setField('creditorAccount', vendor.kreditorenkonto);
    if (invoiceDate != null && vendor.zahlungszielTage != null)
      ctx.setField('paymentDue', date.addDays(invoiceDate, vendor.zahlungszielTage));
  },
});

What it does

A test runs each of these cases in the sandbox and compares the result.

A blocked vendor

• Input: vendorName Billig-Druck Ltd., invoiceDate 2026-10-15
• Data table lieferanten: 3 rows
  • name Telekom Deutschland GmbH, kreditorenkonto 70012, zahlungszielTage 30, gesperrt false
  • name Bürobedarf Schmidt KG, kreditorenkonto 70044, zahlungszielTage 14, gesperrt false
  • name Billig-Druck Ltd., kreditorenkonto 70091, zahlungszielTage null, gesperrt true
• Exit: the default next step
• Changes: tag “Prüfen”; hint on the next task: “„Billig-Druck Ltd.“ ist in der Lieferantenliste gesperrt. Bitte klären Sie, ob die Rechnung bezahlt wird.”; field creditorAccount = 70091

A vendor on the list

• Input: vendorName Telekom Deutschland GmbH, invoiceDate 2026-10-15
• Data table lieferanten: 3 rows
  • name Telekom Deutschland GmbH, kreditorenkonto 70012, zahlungszielTage 30, gesperrt false
  • name Bürobedarf Schmidt KG, kreditorenkonto 70044, zahlungszielTage 14, gesperrt false
  • name Billig-Druck Ltd., kreditorenkonto 70091, zahlungszielTage null, gesperrt true
• Exit: the default next step
• Changes: field creditorAccount = 70012; field paymentDue = 2026-11-14

A vendor missing from the list

• Input: vendorName Neue Firma AG, invoiceDate 2026-10-15
• Data table lieferanten: 3 rows
  • name Telekom Deutschland GmbH, kreditorenkonto 70012, zahlungszielTage 30, gesperrt false
  • name Bürobedarf Schmidt KG, kreditorenkonto 70044, zahlungszielTage 14, gesperrt false
  • name Billig-Druck Ltd., kreditorenkonto 70091, zahlungszielTage null, gesperrt true
• Exit: the default next step
• Changes: hint on the next task: “„Neue Firma AG“ steht nicht in der Lieferantenliste. Bitte ergänzen Sie den Lieferanten in der Datentabelle Lieferanten.”