Escalate overdue approvals

When an invoice’s approval lies idle, Acriva reminds the cost center’s responsible person after 2 working days and hands the task to the management after 5; you set this on the approval itself, because no step runs while a task is open. After the approval, a timer waits until 3 days before the due date, and the script tells the management when the invoice is due or since when it is overdue.

The workflow

The workflow starts for every document of the type incoming-invoice. Its file workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: escalate-overdue
name: Überfällige Freigaben eskalieren
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields: []
start: approve
steps:
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Freigabe Kostenstelle
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      remindAfterWorkingDays: 2
      escalateAfterWorkingDays: 5
      escalationTarget:
        kind: role
        role: Geschäftsführung
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: untilDue
    onRejected: rejected
  - kind: timer
    name: untilDue
    label: Bis 3 Tage vor Fälligkeit
    days: null
    dateField: dueDate
    daysBefore: 3
    next: escalate
  - kind: script
    name: escalate
    label: Fälligkeit melden
    script: escalate.ts
    hook: onTimer
    inputs:
      - kind: field
        key: dueDate
        type: date
      - kind: field
        key: invoiceNumber
        type: text
      - kind: field
        key: vendorName
        type: text
    returns: []
    exits: []
    next: approved
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

The script escalate.ts

Hook: onTimer · Inputs: dueDate, invoiceNumber, vendorName · Return values: none

import { date, defineScript } from '@acriva/workflow-sdk';

export default defineScript({
  hook: 'onTimer',
  run(ctx) {
    // The timer follows the approval's approving exit. The check keeps the script right if the workflow is redrawn.
    if (ctx.instance.lastTaskOutcome !== 'Approved') return;
    const { dueDate, invoiceNumber, vendorName } = ctx.document.fields;
    // Without a due date the timer doesn't wait, and there is nothing to report.
    if (dueDate == null) return;

    const invoice = `Die Rechnung ${invoiceNumber ?? 'ohne Nummer'} von ${vendorName ?? 'unbekanntem Lieferanten'}`;
    const daysLeft = date.daysBetween(ctx.today(), dueDate);
    const days = (n: number) => (n === 1 ? '1 Tag' : `${n} Tagen`);
    const when =
      daysLeft < 0
        ? `ist seit ${days(-daysLeft)} überfällig (fällig am ${date.format(dueDate)})`
        : daysLeft === 0
          ? 'ist heute fällig'
          : `ist am ${date.format(dueDate)} fällig, in ${days(daysLeft)}`;
    const text = `${invoice} ${when}. Bitte veranlassen Sie die Zahlung.`;
    ctx.notify({ to: [{ role: 'Geschäftsführung' }], text });
  },
});

What it does

A test runs each of these cases in the sandbox and compares the result.

Due in 3 days

• Input: dueDate 2026-10-25, invoiceNumber RE-2026-0815, vendorName Bürobedarf Schmidt KG, last task outcome Approved, today 2026-10-22
• Exit: the default next step
• Changes: notification to the role Geschäftsführung: “Die Rechnung RE-2026-0815 von Bürobedarf Schmidt KG ist am 25.10.2026 fällig, in 3 Tagen. Bitte veranlassen Sie die Zahlung.”

Due today

• Input: dueDate 2026-10-22, invoiceNumber RE-2026-0815, vendorName Bürobedarf Schmidt KG, last task outcome Approved, today 2026-10-22
• Exit: the default next step
• Changes: notification to the role Geschäftsführung: “Die Rechnung RE-2026-0815 von Bürobedarf Schmidt KG ist heute fällig. Bitte veranlassen Sie die Zahlung.”

An invoice without a due date

• Input: dueDate null, invoiceNumber RE-2026-0815, vendorName Bürobedarf Schmidt KG, last task outcome Approved, today 2026-10-22
• Exit: the default next step
• Changes: none

Overdue by one day

• Input: dueDate 2026-10-21, invoiceNumber RE-2026-0815, vendorName Bürobedarf Schmidt KG, last task outcome Approved, today 2026-10-22
• Exit: the default next step
• Changes: notification to the role Geschäftsführung: “Die Rechnung RE-2026-0815 von Bürobedarf Schmidt KG ist seit 1 Tag überfällig (fällig am 21.10.2026). Bitte veranlassen Sie die Zahlung.”

Already overdue: the approval took too long

• Input: dueDate 2026-10-15, invoiceNumber RE-2026-0815, vendorName Bürobedarf Schmidt KG, last task outcome Approved, today 2026-10-22
• Exit: the default next step
• Changes: notification to the role Geschäftsführung: “Die Rechnung RE-2026-0815 von Bürobedarf Schmidt KG ist seit 7 Tagen überfällig (fällig am 15.10.2026). Bitte veranlassen Sie die Zahlung.”