Reminder before the due date

The cost center’s responsible person first reviews an incoming invoice, then accounting approves the payment. Three days before the due date, the script reminds accounting of the payment approval still open and says whether the review objected to the invoice. An invoice objected to also gets the tag “Prüfen” and a hint on the payment approval.

The workflow

The workflow starts for every document of the type incoming-invoice. Its file workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: due-date-reminder
name: Erinnerung vor Fälligkeit
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields: []
start: review
steps:
  - kind: humanTask
    name: review
    label: Sachliche Prüfung
    taskKind: review
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: beforeDue
    onRejected: beforeDue
  - kind: timer
    name: beforeDue
    label: Drei Tage vor Fälligkeit
    dateField: dueDate
    daysBefore: 3
    next: remind
  - kind: script
    name: remind
    label: An die Zahlungsfreigabe erinnern
    script: remind.ts
    hook: onTimer
    inputs:
      - kind: field
        key: vendorName
        type: text
      - kind: field
        key: invoiceNumber
        type: text
      - kind: field
        key: dueDate
        type: date
      - kind: field
        key: totalGross
        type: money
    returns: []
    exits: []
    next: approve
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Zahlungsfreigabe
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: role
          role: Buchhaltung
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps:
        - review
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

The script remind.ts

Hook: onTimer · Inputs: vendorName, invoiceNumber, dueDate, totalGross · Return values: none

import { date, defineScript, money } from '@acriva/workflow-sdk';

export default defineScript({
  hook: 'onTimer',
  run(ctx) {
    const { vendorName, invoiceNumber, dueDate, totalGross } = ctx.document.fields;
    if (dueDate == null) return;

    // The timer fires 3 days before the due date, or at once when the review ended later than that.
    const days = date.daysBetween(ctx.today(), dueDate);
    const due =
      days > 1
        ? `ist in ${days} Tagen fällig (am ${date.format(dueDate)})`
        : days === 1
          ? `ist morgen fällig (am ${date.format(dueDate)})`
          : days === 0
            ? 'ist heute fällig'
            : `ist seit dem ${date.format(dueDate)} überfällig`;
    const invoice = [
      `Die Rechnung ${invoiceNumber ?? 'ohne Nummer'}`,
      vendorName == null ? '' : ` von ${vendorName}`,
      totalGross == null ? '' : ` über ${money.format(totalGross)}`,
    ].join('');

    // The last task is the review: approved, the payment approval is all that is left; objected to, it needs a clarification.
    const objected = ctx.instance.lastTaskOutcome === 'Rejected';
    const next = objected
      ? 'Die sachliche Prüfung hat sie beanstandet: Bitte klären Sie sie vor der Zahlung mit dem Lieferanten.'
      : 'Die sachliche Prüfung ist erledigt, die Zahlungsfreigabe fehlt noch.';
    ctx.notify({ to: [{ role: 'Buchhaltung' }], text: `${invoice} ${due}. ${next}` });
    if (objected) {
      ctx.hint(
        'Die sachliche Prüfung hat diese Rechnung beanstandet. Den Grund finden Sie im Verlauf.',
      );
      ctx.addTag('Prüfen');
    }
  },
});

What it does

A test runs each of these cases in the sandbox and compares the result.

The review objected

• Input: vendorName Deutsche Bahn AG, invoiceNumber DB-88213, dueDate 2026-10-25, totalGross 1287.4, last task outcome Rejected, today 2026-10-22
• Exit: the default next step
• Changes: notification to the role Buchhaltung: “Die Rechnung DB-88213 von Deutsche Bahn AG über 1.287,40 € ist in 3 Tagen fällig (am 25.10.2026). Die sachliche Prüfung hat sie beanstandet: Bitte klären Sie sie vor der Zahlung mit dem Lieferanten.”; hint on the next task: “Die sachliche Prüfung hat diese Rechnung beanstandet. Den Grund finden Sie im Verlauf.”; tag “Prüfen”

The review took past the due date

• Input: vendorName null, invoiceNumber RE-55120, dueDate 2026-10-20, totalGross null, last task outcome Approved, today 2026-10-22
• Exit: the default next step
• Changes: notification to the role Buchhaltung: “Die Rechnung RE-55120 ist seit dem 20.10.2026 überfällig. Die sachliche Prüfung ist erledigt, die Zahlungsfreigabe fehlt noch.”

Reviewed, the payment approval is still open

• Input: vendorName Bürobedarf Schmidt GmbH, invoiceNumber 2026-4711, dueDate 2026-10-25, totalGross 342.72, last task outcome Approved, today 2026-10-22
• Exit: the default next step
• Changes: notification to the role Buchhaltung: “Die Rechnung 2026-4711 von Bürobedarf Schmidt GmbH über 342,72 € ist in 3 Tagen fällig (am 25.10.2026). Die sachliche Prüfung ist erledigt, die Zahlungsfreigabe fehlt noch.”