Projektbudget prüfen

Rechnungen zu einem Projekt liegen in seiner Akte vom Akten-Typ Projekt. Budget und bisher verbrauchten Betrag jedes Projekts führen Sie in einer Datentabelle projekte mit der Projektnummer als Schlüsselspalte, so wie die Akten nummeriert sind; den verbrauchten Betrag kann Ihr Controlling regelmäßig per Upload oder über die API aktualisieren. Das Skript sucht das Projekt der Rechnung in der Tabelle: Passt die Rechnung ins Restbudget, geht sie mit dem verbleibenden Budget als Hinweis zur normalen Freigabe; übersteigt sie es, gibt die Geschäftsführung frei. Eine Rechnung ohne Projektakte geht ohne Prüfung zur normalen Freigabe.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: project-budget
name: Projektbudget prüfen
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields: []
start: budget
steps:
  - kind: script
    name: budget
    label: Projektbudget prüfen
    script: budget.ts
    hook: onDocumentArrived
    inputs:
      - kind: field
        key: totalGross
        type: money
      - kind: table
        key: projekte
    returns:
      - key: budget
        type: enumeration
        values:
          - within
          - exceeded
    branch: budget
    exits:
      - value: within
        next: approve
      - value: exceeded
        next: managementApproval
    next: approve
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: humanTask
    name: managementApproval
    label: Freigabe Geschäftsführung
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: role
          role: Geschäftsführung
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

Das Skript budget.ts

Hook: onDocumentArrived · Eingaben: totalGross, Datentabelle projekte · Rückgaben: budget (within, exceeded)

import { defineScript, money } from '@acriva/workflow-sdk';

export default defineScript({
  hook: 'onDocumentArrived',
  outputs: { budget: ['within', 'exceeded'] },
  async run(ctx) {
    // An invoice outside a project's Akte goes on to its default next step, the normal approval.
    const project = ctx.document.files.find((file) => file.type === 'project');
    if (!project) return;
    const row = await ctx.tables.lookup('projekte', project.number);
    if (row === null || row.budget === null) {
      ctx.hint(
        `Das Projekt ${project.number} steht nicht in der Projektliste; sein Budget ist nicht geprüft.`,
      );
      return;
    }
    const name = row.bezeichnung ?? project.number;
    const left = money.round(row.budget - (row.verbraucht ?? 0));
    const total = ctx.document.fields.totalGross ?? 0;
    if (total > left) {
      ctx.hint(
        `Die Rechnung über ${money.format(total)} übersteigt das Restbudget des Projekts ${name} von ${money.format(left)}.`,
      );
      return ctx.branch('exceeded');
    }
    ctx.hint(
      `Projekt ${name}: Nach dieser Rechnung bleiben ${money.format(money.round(left - total))} vom Budget.`,
    );
    return ctx.branch('within');
  },
});

Was es tut

Ein Test führt jeden dieser Fälle in der Sandbox aus und vergleicht das Ergebnis.

Eine Rechnung ohne Projekt

• Eingabe: totalGross 119
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: keine

Eine Rechnung über dem Restbudget

• Eingabe: totalGross 11900
• Datentabelle projekte: 2 Zeilen
  • projektnummer P-2026-014, bezeichnung Umbau Lager Nord, budget 50000, verbraucht 41250.5
  • projektnummer P-2026-021, bezeichnung Messe Hannover, budget 18000, verbraucht 2400
• Ausgang: exceeded
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „Die Rechnung über 11.900,00 € übersteigt das Restbudget des Projekts Umbau Lager Nord von 8.749,50 €.“

Ein Projekt, das nicht in der Liste steht

• Eingabe: totalGross 595
• Datentabelle projekte: 2 Zeilen
  • projektnummer P-2026-014, bezeichnung Umbau Lager Nord, budget 50000, verbraucht 41250.5
  • projektnummer P-2026-021, bezeichnung Messe Hannover, budget 18000, verbraucht 2400
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „Das Projekt P-2026-099 steht nicht in der Projektliste; sein Budget ist nicht geprüft.“

Eine Rechnung im Budget

• Eingabe: totalGross 2380
• Datentabelle projekte: 2 Zeilen
  • projektnummer P-2026-014, bezeichnung Umbau Lager Nord, budget 50000, verbraucht 41250.5
  • projektnummer P-2026-021, bezeichnung Messe Hannover, budget 18000, verbraucht 2400
• Ausgang: within
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „Projekt Umbau Lager Nord: Nach dieser Rechnung bleiben 6.369,50 € vom Budget.“