Kostenstelle und Kreditorenkonto aus dem ERP

Ihr ERP kennt zu jedem Lieferanten die Kostenstelle und das Kreditorenkonto. Das Skript fragt es über die Datenquelle erp nach dem Lieferanten der Rechnung und setzt beide Felder, die der Workflow selbst deklariert. Kennt das ERP den Lieferanten nicht (Status 404) oder antwortet es nicht, hängt das Skript einen Hinweis an die Freigabe, damit die Rechnung von Hand kontiert wird; ein gescheiterter Aufruf beendet den Lauf nicht.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: erp-cost-center
name: Kostenstelle und Kreditorenkonto aus dem ERP
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields:
  - key: costCenter
    kind: text
    labelDe: Kostenstelle
    labelEn: Cost center
    documentTypes:
      - incoming-invoice
  - key: creditorAccount
    kind: text
    labelDe: Kreditorenkonto
    labelEn: Creditor account
    documentTypes:
      - incoming-invoice
start: allocate
steps:
  - kind: script
    name: allocate
    label: Kontierung aus dem ERP
    script: allocate.ts
    hook: onDocumentArrived
    inputs:
      - kind: field
        key: vendorName
        type: text
      - kind: source
        key: erp
    returns: []
    exits: []
    next: approve
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

Das Skript allocate.ts

Hook: onDocumentArrived · Eingaben: vendorName, Datenquelle erp · Rückgaben: keine

import { defineScript } from '@acriva/workflow-sdk';

/** What the ERP answers to `GET lieferanten?name=…`: the vendor's cost center and its creditor account. */
interface ErpVendor {
  kostenstelle: string;
  kreditorenkonto: string;
}

/** A source's answer is JSON of any shape until the script has checked it. */
const isErpVendor = (data: unknown): data is ErpVendor =>
  typeof data === 'object' &&
  data !== null &&
  typeof (data as ErpVendor).kostenstelle === 'string' &&
  typeof (data as ErpVendor).kreditorenkonto === 'string';

export default defineScript({
  hook: 'onDocumentArrived',
  async run(ctx) {
    const vendor = ctx.document.fields.vendorName;
    if (vendor == null) return;
    const result = await ctx.sources.get('erp', { path: 'lieferanten', query: { name: vendor } });
    // A failed call is a result, not an exception: the invoice is then allocated by hand.
    if (!result.ok) {
      ctx.hint(
        result.status === 404
          ? `„${vendor}“ ist im ERP nicht angelegt. Bitte kontieren Sie die Rechnung von Hand.`
          : `Das ERP hat nicht geantwortet (${result.error}). Bitte kontieren Sie die Rechnung von Hand.`,
      );
      return;
    }
    if (!isErpVendor(result.data)) {
      ctx.hint(
        'Das ERP hat keine Kostenstelle geliefert. Bitte kontieren Sie die Rechnung von Hand.',
      );
      return;
    }
    ctx.setField('costCenter', result.data.kostenstelle);
    ctx.setField('creditorAccount', result.data.kreditorenkonto);
  },
});

Was es tut

Ein Test führt jeden dieser Fälle in der Sandbox aus und vergleicht das Ergebnis.

Das ERP antwortet nicht

• Eingabe: vendorName Bürobedarf Schmidt KG
• Datenquelle erp: keine Daten: timeout
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „Das ERP hat nicht geantwortet (timeout). Bitte kontieren Sie die Rechnung von Hand.“

Ein Lieferant, den das ERP kennt

• Eingabe: vendorName Telekom Deutschland GmbH
• Datenquelle erp: antwortet {"kostenstelle":"4400","kreditorenkonto":"70012"}
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Feld costCenter = 4400; Feld creditorAccount = 70012

Ein Lieferant, den das ERP nicht kennt

• Eingabe: vendorName Neue Firma AG
• Datenquelle erp: keine Daten: http-error (Status 404)
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „„Neue Firma AG“ ist im ERP nicht angelegt. Bitte kontieren Sie die Rechnung von Hand.“