Workflow-Kochbuch

Jedes Beispiel ist ein vollständiger Workflow, mit seinen Skripten oder nur mit Karten wie „Erfassen“, „Parallele Freigabe“ oder „Warten auf“. Ein Test prüft jeden Workflow bei jeder Änderung von Acriva mit derselben Prüfung wie beim Veröffentlichen, und führt jedes Skript mit den Fällen seiner Seite in der Sandbox aus, damit Code und Ergebnis immer zusammenpassen. Liest ein Beispiel eine Datenquelle oder eine Datentabelle, gibt jeder Fall die Antwort der Quelle und die Zeilen der Tabelle vor: Der Test ruft keine echte Quelle auf. Wie Skripte funktionieren, steht unter Workflows anpassen und programmieren.

• Auf den Lieferschein warten: Nach der Freigabe wartet der Workflow mit „Warten auf“ bis zu 7 Tage auf einen Lieferschein desselben Lieferanten.
• Bestellabgleich: Die Karte „Rechnung prüfen“ mit „Bestellabgleich“ sucht zur Eingangsrechnung die Bestellung mit derselben Bestellnummer und vergleicht die Bruttobeträge mit 2 % Toleranz und den Lieferanten, ohne Skript und ohne KI.
• Bestellnummer prüfen: Prüft die Bestellnummer einer Rechnung über eine Datenquelle gegen das Bestellsystem.
• Buchungsfelder vorbereiten: Der Workflow legt die Felder Buchungstext und Sachkonto an und füllt sie, sobald eine Rechnung eingeht: den Buchungstext aus Lieferant und Rechnungsnummer mit höchstens 60 Zeichen, wie DATEV ihn annimmt, und das Sachkonto aus einer Tabelle im Skript.
• Erinnerung vor Fälligkeit: Eine Eingangsrechnung prüft zuerst die Kostenstellenverantwortung sachlich, die Zahlung gibt danach die Buchhaltung frei.
• Fehlende Felder melden: Fehlt einer Eingangsrechnung die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum oder der Bruttobetrag, benachrichtigt das Skript die Buchhaltung und nennt die fehlenden Angaben.
• Feld berechnen und deklarieren: Der Workflow legt für Eingangsrechnungen das Feld Skontobetrag an, und sein Skript berechnet es: 2 % des Bruttobetrags, auf den Cent gerundet.
• Freigabe nach Freigabematrix: Wer eine Eingangsrechnung freigibt, steht in der Datentabelle freigabematrix: Jede Zeile nennt eine stufe, einen freigeber (eine Rolle oder die E-Mail-Adresse eines Mitglieds), ein limit und optional eine kostenstelle.
• Fremdwährung in Euro umrechnen: Rechnet den Betrag einer Rechnung in Fremdwährung mit dem Wechselkurs aus einer Datenquelle in Euro um.
• IBAN und USt-IdNr. prüfen: Das Skript rechnet die Prüfziffer der IBAN einer Eingangsrechnung nach und prüft, ob die USt-IdNr.
• In Akte nach Feld ablegen: Nach der Freigabe legt das Skript eine Eingangsrechnung in die Akte ihres Lieferanten, die es über die Lieferantennummer findet.
• In die Lieferantenakte ablegen: Jede Eingangsrechnung landet in der Akte ihres Lieferanten: Der Schritt „Ablage“ sucht mit „Nach Feld“ die Akte vom Akten-Typ vendor, deren eindeutiges Schlüsselfeld vendorName den Lieferanten der Rechnung hält, ohne Skript.
• Kontierung aus einer Datentabelle: Bevor eine Eingangsrechnung zur Freigabe geht, setzt der Schritt „Feld setzen“ mit „Werte aus Datentabelle übernehmen“ ihre Kostenstelle und ihr Sachkonto aus der Datentabelle kostenstelleJeLieferant: aus der Zeile, deren Schlüssel der Lieferant der Rechnung ist, ohne Skript.
• Kostenstelle erfassen lassen: Bevor eine Rechnung zur Freigabe geht, ergänzt die Buchhaltung Kostenstelle und Rechnungsnummer: Die Aufgabe „Erfassen“ lässt sich erst erledigen, wenn beide Pflichtfelder ausgefüllt sind.
• Kostenstelle und Kreditorenkonto aus dem ERP: Holt Kostenstelle und Kreditorenkonto des Lieferanten über eine Datenquelle aus dem ERP.
• Kostenstelle vom Lieferanten: Rechnungen bekannter Lieferanten bekommen ihre Kostenstelle und ihr Sachkonto aus einer Tabelle im Skript.
• Kostenstellen-Zuordnung aus einer Datentabelle: Setzt Kostenstelle und Sachkonto nach einer Zuordnungstabelle, die die Buchhaltung als Datentabelle pflegt.
• Kündigungsfrist aus dem Vertragsende: Kommt ein Vertrag an, dessen Feld „Kündigungsfrist bis“ leer ist, setzt der Schritt „Feld setzen“ es auf 90 Tage vor dem „Vertragsende“, ohne Skript; eine Frist, die die KI aus dem Vertrag gelesen hat, bleibt.
• Kündigungsfrist entscheiden: Der Workflow startet mit „Frist fällig“, wenn die Erinnerung an die Frist „Kündigen bis“ eines Vertrags kommt, standardmäßig 90 Tage vor der Frist; Acriva berechnet die Frist aus Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung und nach jeder Verlängerung neu, und der Workflow startet dann für die neue Frist wieder.
• Lieferantennamen vereinheitlichen: Derselbe Lieferant steht auf Rechnungen oft verschieden da: mal als „TELEKOM DEUTSCHLAND GMBH“, mal als „Telekom Deutschland GmbH“.
• Lieferantenstammdaten aus einer Excel-Liste: Liest Kreditorenkonto, Zahlungsziel und Sperre eines Lieferanten aus einer Datentabelle, die aus einer Excel-Liste hochgeladen ist.
• Nach Betrag weiterleiten: Eine Eingangsrechnung über 500 € gibt die Geschäftsführung frei, eine bis 500 € die Kostenstellenverantwortung.
• Nach Dokumenttyp aufteilen: Ein Workflow ohne Dokumenttyp, den Sie von Hand auf einem beliebigen Dokument starten: Eine Eingangsrechnung gibt die Buchhaltung frei, einen Vertrag prüft die Geschäftsführung, und jedes andere Dokument nimmt die Buchhaltung zur Kenntnis.
• Nach einer Korrektur erneut auslesen: Weist die Buchhaltung eine Rechnung zurück, korrigiert die Person, die sie hochgeladen hat, die Rechnung, etwa mit einer neuen Version vom Lieferanten.
• Nach Kostenstelle weiterleiten: Die Kostenstelle einer Rechnung entscheidet, wer freigibt: Kostenstellen mit 41 am Anfang gibt der Einkauf frei, mit 43 der Vertrieb, alle anderen die Buchhaltung.
• Nach Lieferant weiterleiten: Rechnungen von IT-Lieferanten wie Telekom oder Dell gibt die IT frei, alle anderen die Kostenstellenverantwortung.
• Pflicht erinnern: Eine Pflicht ist eine Frist, die eine Person am Vertrag anlegt, mit Titel, Fälligkeit und fristverantwortlicher Person, etwa „Wartungsnachweis vorlegen“, auch monatlich oder jährlich wiederkehrend.
• Pflichtangaben prüfen: Bevor eine Eingangsrechnung zur Freigabe geht, prüft die Karte „Rechnung prüfen“ mit „Pflichtangaben prüfen“ als Hinweis, keine rechtliche Prüfung, die Pflichtangaben nach § 14 Abs.
• Plausibilität und Zusammenfassung für die Freigabe: Bevor die Kostenstellenverantwortung eine Rechnung freigibt, vergleicht die Plausibilitätsprüfung USt-IdNr.
• Preis gegen die Preisliste prüfen: Vergleicht den Einzelpreis einer Rechnung mit der Preisliste in einer Datentabelle.
• Projektbudget prüfen: Prüft eine Rechnung in einer Projektakte gegen das Restbudget des Projekts aus einer Datentabelle.
• Rechnung gegen Vertrag prüfen: Vor der Freigabe prüft die Karte „Rechnung prüfen“ mit „Rechnung gegen Vertrag prüfen“ eine Eingangsrechnung gegen den Vertrag ihres Lieferanten, ohne Skript und ohne KI: Sie sucht unter den Verträgen vom Typ „Vertrag“ den einen, dessen „Vertragspartner-Akte“ die Akte des bestätigten Lieferanten der Rechnung ist, wo immer der Vertrag abgelegt ist, und prüft seinen Status, seine Laufzeit am Rechnungsdatum und den Bruttobetrag gegen den „Vertragswert“ je Zeitraum („Wert je“) mit 5 % Toleranz.
• Reverse-Charge erkennen: Eine eigene KI-Aktion fragt mit Antwortform „Ja oder Nein“, ob eine Rechnung eine Reverse-Charge-Rechnung ist.
• Schlagwort nach Stichwort: Nennt der Lieferant oder der Verwendungszweck einer Rechnung Bahn, Hotel oder Lufthansa, bekommt sie das Schlagwort Reisekosten; Telekom, Vodafone oder Miete ergeben Fixkosten.
• Skonto-Erinnerung: Einen Tag nach der Freigabe einer Eingangsrechnung prüft das Skript, ob das Skonto noch gilt.
• Skontofrist überwachen: Bevor eine Eingangsrechnung zur Freigabe geht, liest die Karte „Skontofrist überwachen“ ihre Skontobedingungen, die der Rechnung, sonst die des Lieferanten, ohne Skript und ohne KI.
• Überfällige Freigaben eskalieren: Bleibt die Freigabe einer Rechnung liegen, erinnert Acriva die Kostenstellenverantwortung nach 2 Arbeitstagen und gibt die Aufgabe nach 5 Arbeitstagen an die Geschäftsführung; das stellen Sie an der Freigabe selbst ein, denn solange eine Aufgabe offen ist, läuft kein Schritt.
• Vertrag signieren lassen: Kommt ein Vertrag an, sendet ihn die Karte „Zur Signatur senden“ der Reihe nach an die anfordernde Person als „Auftraggeber“ und an den Vertragspartner als „Auftragnehmer“, mit einer einfachen elektronischen Signatur (EES) und 14 Tagen Frist, ohne Skript.
• Vertragsabschluss: Kommt ein Vertrag an, setzt der Workflow seinen „Vertragsstatus“ auf „In Prüfung“, ohne Skript.
• Vier Augen ab Schwellenwert: Über 5.000 € folgt eine zweite Freigabe durch eine andere Person; das Skript weist bei der ersten darauf hin.
• Zwei von drei geben frei: Ein neuer Vertrag geht zugleich an die Geschäftsführung, die Buchhaltung und den Einkauf.