Überfällige Freigaben eskalieren

Bleibt die Freigabe einer Rechnung liegen, erinnert Acriva die Kostenstellenverantwortung nach 2 Arbeitstagen und gibt die Aufgabe nach 5 Arbeitstagen an die Geschäftsführung; das stellen Sie an der Freigabe selbst ein, denn solange eine Aufgabe offen ist, läuft kein Schritt. Nach der Freigabe wartet ein Timer bis 3 Tage vor der Fälligkeit, und das Skript meldet der Geschäftsführung, wann die Rechnung fällig ist oder seit wann sie überfällig ist.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: escalate-overdue
name: Überfällige Freigaben eskalieren
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields: []
start: approve
steps:
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Freigabe Kostenstelle
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      remindAfterWorkingDays: 2
      escalateAfterWorkingDays: 5
      escalationTarget:
        kind: role
        role: Geschäftsführung
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: untilDue
    onRejected: rejected
  - kind: timer
    name: untilDue
    label: Bis 3 Tage vor Fälligkeit
    days: null
    dateField: dueDate
    daysBefore: 3
    next: escalate
  - kind: script
    name: escalate
    label: Fälligkeit melden
    script: escalate.ts
    hook: onTimer
    inputs:
      - kind: field
        key: dueDate
        type: date
      - kind: field
        key: invoiceNumber
        type: text
      - kind: field
        key: vendorName
        type: text
    returns: []
    exits: []
    next: approved
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

Das Skript escalate.ts

Hook: onTimer · Eingaben: dueDate, invoiceNumber, vendorName · Rückgaben: keine

import { date, defineScript } from '@acriva/workflow-sdk';

export default defineScript({
  hook: 'onTimer',
  run(ctx) {
    // The timer follows the approval's approving exit. The check keeps the script right if the workflow is redrawn.
    if (ctx.instance.lastTaskOutcome !== 'Approved') return;
    const { dueDate, invoiceNumber, vendorName } = ctx.document.fields;
    // Without a due date the timer doesn't wait, and there is nothing to report.
    if (dueDate == null) return;

    const invoice = `Die Rechnung ${invoiceNumber ?? 'ohne Nummer'} von ${vendorName ?? 'unbekanntem Lieferanten'}`;
    const daysLeft = date.daysBetween(ctx.today(), dueDate);
    const days = (n: number) => (n === 1 ? '1 Tag' : `${n} Tagen`);
    const when =
      daysLeft < 0
        ? `ist seit ${days(-daysLeft)} überfällig (fällig am ${date.format(dueDate)})`
        : daysLeft === 0
          ? 'ist heute fällig'
          : `ist am ${date.format(dueDate)} fällig, in ${days(daysLeft)}`;
    const text = `${invoice} ${when}. Bitte veranlassen Sie die Zahlung.`;
    ctx.notify({ to: [{ role: 'Geschäftsführung' }], text });
  },
});

Was es tut

Ein Test führt jeden dieser Fälle in der Sandbox aus und vergleicht das Ergebnis.

Fällig in 3 Tagen

• Eingabe: dueDate 2026-10-25, invoiceNumber RE-2026-0815, vendorName Bürobedarf Schmidt KG, Ergebnis der letzten Aufgabe Approved, heute 2026-10-22
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Benachrichtigung an die Rolle Geschäftsführung: „Die Rechnung RE-2026-0815 von Bürobedarf Schmidt KG ist am 25.10.2026 fällig, in 3 Tagen. Bitte veranlassen Sie die Zahlung.“

Heute fällig

• Eingabe: dueDate 2026-10-22, invoiceNumber RE-2026-0815, vendorName Bürobedarf Schmidt KG, Ergebnis der letzten Aufgabe Approved, heute 2026-10-22
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Benachrichtigung an die Rolle Geschäftsführung: „Die Rechnung RE-2026-0815 von Bürobedarf Schmidt KG ist heute fällig. Bitte veranlassen Sie die Zahlung.“

Eine Rechnung ohne Fälligkeit

• Eingabe: dueDate null, invoiceNumber RE-2026-0815, vendorName Bürobedarf Schmidt KG, Ergebnis der letzten Aufgabe Approved, heute 2026-10-22
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: keine

Seit einem Tag überfällig

• Eingabe: dueDate 2026-10-21, invoiceNumber RE-2026-0815, vendorName Bürobedarf Schmidt KG, Ergebnis der letzten Aufgabe Approved, heute 2026-10-22
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Benachrichtigung an die Rolle Geschäftsführung: „Die Rechnung RE-2026-0815 von Bürobedarf Schmidt KG ist seit 1 Tag überfällig (fällig am 21.10.2026). Bitte veranlassen Sie die Zahlung.“

Schon überfällig: Die Freigabe dauerte zu lange

• Eingabe: dueDate 2026-10-15, invoiceNumber RE-2026-0815, vendorName Bürobedarf Schmidt KG, Ergebnis der letzten Aufgabe Approved, heute 2026-10-22
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Benachrichtigung an die Rolle Geschäftsführung: „Die Rechnung RE-2026-0815 von Bürobedarf Schmidt KG ist seit 7 Tagen überfällig (fällig am 15.10.2026). Bitte veranlassen Sie die Zahlung.“