Vertrag signieren lassen

Kommt ein Vertrag an, sendet ihn die Karte „Zur Signatur senden“ der Reihe nach an die anfordernde Person als „Auftraggeber“ und an den Vertragspartner als „Auftragnehmer“, mit einer einfachen elektronischen Signatur (EES) und 14 Tagen Frist, ohne Skript. Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse des Vertragspartners stehen in drei Feldern, die der Workflow am Vertrag anlegt; nach dem Hochladen sind sie meist noch leer. Dann wartet der Workflow, bevor er etwas sendet: Die anfordernde Person bekommt die Aufgabe „Vertragspartner erfassen“, trägt die drei Felder am Vertrag ein und markiert die Aufgabe als erledigt; das geht erst, wenn jedes Feld einen Wert hat. Nach zwei Arbeitstagen erinnert Acriva sie einmal daran, und der Workflow wartet, bis die Aufgabe erledigt ist oder jemand ihn abbricht. Stehen die Angaben schon am Vertrag, sendet der Workflow sofort; hat die KI-Erfassung sie gelesen, prüft die anfordernde Person sie vor dem Versand. Acriva erkennt die Signaturfelder selbst; findet es keinen sicheren Platz, legt die anfordernde Person die Felder in der Aufgabe „Signaturfelder prüfen“ fest. Unterschreiben beide, legt Acriva das signierte PDF mit dem Signaturprotokoll als neue Version ab. Lehnt jemand ab, klärt die anfordernde Person das in einer Aufgabe; läuft die Frist ab, wird sie informiert. Ist die E-Mail-Adresse ungültig, nimmt die Karte den Ausgang „übersprungen“, und der Verlauf nennt den „Auftragnehmer“. Der Workflow braucht eine Person, die den Vertrag hochgeladen hat: Ohne anfordernde Person, etwa bei einem Vertrag aus einem E-Mail-Postfach, findet die Aufgabe niemanden, und der Workflow endet mit einem Fehler. Braucht das Add-on E-Signatur.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ contract. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 8
sdk: '1.0.0'
key: sign-contract
name: Vertrag signieren lassen
template: custom
trigger:
  documentType: contract
fields:
  - key: partnerFirstName
    kind: text
    labelDe: Vorname Vertragspartner
    labelEn: Partner's first name
    documentTypes:
      - contract
  - key: partnerLastName
    kind: text
    labelDe: Nachname Vertragspartner
    labelEn: Partner's last name
    documentTypes:
      - contract
  - key: partnerEmail
    kind: text
    labelDe: E-Mail Vertragspartner
    labelEn: Partner's email
    documentTypes:
      - contract
start: partnerKnown
steps:
  - kind: condition
    name: partnerKnown
    label: Vertragspartner vollständig?
    branches:
      - when:
          kind: or
          conditions:
            - kind: compare
              field: partnerFirstName
              operator: isEmpty
              constants: []
            - kind: compare
              field: partnerLastName
              operator: isEmpty
              constants: []
            - kind: compare
              field: partnerEmail
              operator: isEmpty
              constants: []
        next: capturePartner
    default: sign
  - kind: humanTask
    name: capturePartner
    label: Vertragspartner erfassen
    taskKind: capture
    assignees: []
    fallback:
      kind: requester
    options:
      remindAfterWorkingDays: 2
      excludeRequester: false
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: sign
    requiredFields:
      fields:
        - partnerFirstName
        - partnerLastName
        - partnerEmail
      requireComment: false
  - kind: signature
    name: sign
    label: Vertrag signieren lassen
    signers:
      - kind: requester
        label: Auftraggeber
      - kind: external
        label: Auftragnehmer
        firstNameField: partnerFirstName
        lastNameField: partnerLastName
        emailField: partnerEmail
    ordered: true
    level: ses
    expiryDays: 14
    fieldMode: detect
    reviewer:
      kind: requester
    allowConfidential: false
    language: de
    next: signed
    onDeclined: clarify
    onExpired: expired
    onSkipped: skipped
  - kind: humanTask
    name: clarify
    label: Ablehnung klären
    taskKind: review
    assignees: []
    fallback:
      kind: requester
    options:
      excludeRequester: false
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: declined
    onRejected: declined
  - kind: notification
    name: expired
    label: Anfordernde Person informieren
    recipients:
      - kind: requester
    notice: forInformation
    next: expiredEnd
  - kind: end
    name: signed
    label: Signiert
    outcome: completed
  - kind: end
    name: declined
    label: Abgelehnt
    outcome: completed
  - kind: end
    name: expiredEnd
    label: Abgelaufen
    outcome: completed
  - kind: end
    name: skipped
    label: Übersprungen
    outcome: completed