Freigabe nach Freigabematrix

Wer eine Eingangsrechnung freigibt, steht in der Datentabelle freigabematrix: Jede Zeile nennt eine stufe, einen freigeber (eine Rolle oder die E-Mail-Adresse eines Mitglieds), ein limit und optional eine kostenstelle. Die Freigabe mit „Freigabelimit aus Datentabelle“ geht an die erste Stufe, deren Limit den Bruttobetrag deckt, ohne Skript: etwa eine Rechnung über 12.000 € an der Abteilungsleitung mit 5.000 € vorbei an die Geschäftsführung. Deckt keine Zeile den Betrag, nimmt die Geschäftsführung als Rückfall die Aufgabe. Eine Änderung der Tabelle gilt ab der nächsten Aufgabe.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 7
sdk: '1.0.0'
key: approval-limit
name: Freigabe nach Freigabematrix
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields: []
start: approval
steps:
  - kind: humanTask
    name: approval
    label: Freigabe nach Freigabelimit
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: approvalLimit
          table: freigabematrix
    fallback:
      kind: role
      role: Geschäftsführung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected