Kündigungsfrist entscheiden

Der Workflow startet mit „Frist fällig“, wenn die Erinnerung an die Frist „Kündigen bis“ eines Vertrags kommt, standardmäßig 90 Tage vor der Frist; Acriva berechnet die Frist aus Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung und nach jeder Verlängerung neu, und der Workflow startet dann für die neue Frist wieder. Die fristverantwortliche Person bekommt die Aufgabe „Verlängern oder kündigen?“ mit „Kündigen bis“ als Frist: Sie erinnert 10 Arbeitstage davor. Beim Standardtyp „Vertrag“ ist das die verantwortliche Person der „Vertragspartner-Akte“, sonst die Rolle „Admin“; ist die Person kein Mitglied mehr oder hat die Frist niemanden, entscheidet die Geschäftsführung. „Freigeben“ behält den Vertrag: Die fristverantwortliche Person erfährt, dass er weiterläuft; hat er eine „Verlängerung um“, verlängert Acriva ihn am Laufzeitende selbst, sonst läuft er aus. „Zurückweisen“ mit einem Kommentar kündigt ihn: Der Workflow setzt den „Vertragsstatus“ auf „Gekündigt“, und der Kommentar steht im Verlauf. Die Kündigung an den Vertragspartner sendet eine Person; der Workflow schreibt und sendet nichts. Die KI entscheidet nie: Die Entscheidung trifft immer eine Person. Braucht den Workflow-Designer.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ contract. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 9
sdk: '1.0.0'
key: notice-decision
name: Kündigungsfrist entscheiden
template: custom
trigger:
  documentType: contract
  deadline:
    stage: reminder
    kind: notice
fields: []
start: decide
steps:
  - kind: humanTask
    name: decide
    label: Verlängern oder kündigen?
    taskKind: review
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: deadlineOwner
    fallback:
      kind: role
      role: Geschäftsführung
    options:
      excludeRequester: false
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
      deadline:
        dateField: noticeDate
        remindBeforeWorkingDays: 10
    next: keep
    onRejected: terminate
  - kind: notification
    name: keep
    label: Vertrag läuft weiter
    recipients:
      - kind: deadlineOwner
    notice: forInformation
    next: kept
  - kind: setField
    name: terminate
    label: Status „Gekündigt“
    assignments:
      - field: contractStatus
        source: constant
        value: terminated
    next: terminated
  - kind: end
    name: kept
    label: Läuft weiter
    outcome: approved
  - kind: end
    name: terminated
    label: Gekündigt
    outcome: completed