Rechnung gegen Vertrag prüfen

Vor der Freigabe prüft die Karte „Rechnung prüfen“ mit „Rechnung gegen Vertrag prüfen“ eine Eingangsrechnung gegen den Vertrag ihres Lieferanten, ohne Skript und ohne KI: Sie sucht unter den Verträgen vom Typ „Vertrag“ den einen, dessen „Vertragspartner-Akte“ die Akte des bestätigten Lieferanten der Rechnung ist, wo immer der Vertrag abgelegt ist, und prüft seinen Status, seine Laufzeit am Rechnungsdatum und den Bruttobetrag gegen den „Vertragswert“ je Zeitraum („Wert je“) mit 5 % Toleranz. Passt die Rechnung („passt“), geht sie zur Freigabe. Weicht sie ab („Abweichung“), etwa weil der Vertrag gekündigt ist, die Laufzeit nicht passt oder der Betrag darüber liegt, klärt die Buchhaltung das zuerst; der Hinweis nennt den Grund, nie den Vertragswert. Ohne Lieferanten-Akte oder Vertrag („kein Vertrag“) geht die Rechnung wie gewohnt zur Freigabe. „passt“ gibt nichts frei: Eine Person gibt weiterhin frei. Der Vertrag erscheint am Workflow nur für Personen, die ihn öffnen dürfen. Braucht den Workflow-Designer.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 9
sdk: '1.0.0'
key: invoice-contract-check
name: Rechnung gegen Vertrag prüfen
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields: []
start: match
steps:
  - kind: invoiceCheck
    name: match
    label: Rechnung gegen Vertrag prüfen
    check: contractMatch
    next: approval
    onDeviation: clarify
    onNotFound: approval
    contract:
      contractType: contract
      tolerancePercent: 5
  - kind: humanTask
    name: clarify
    label: Abweichung vom Vertrag klären
    taskKind: review
    assignees: []
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: false
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approval
    onRejected: rejected
  - kind: humanTask
    name: approval
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees: []
    fallback:
      kind: role
      role: Geschäftsführung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected