Preis gegen die Preisliste prüfen

Für Verbrauchsmaterial haben Sie mit Ihren Lieferanten feste Preise vereinbart. Die Preisliste steht in einer Datentabelle preisliste mit der Artikelnummer als Schlüsselspalte, hochgeladen aus Excel oder CSV. Bei der sachlichen Prüfung trägt der Einkauf Artikelnummer und Einzelpreis der Rechnung ein, zwei Felder, die der Workflow selbst deklariert. Danach vergleicht das Skript den Einzelpreis mit dem Listenpreis: Liegt er höchstens 2 % darüber, geht die Rechnung zur normalen Freigabe; liegt er höher oder fehlt der Artikel in der Liste, gibt die Geschäftsführung frei, mit einem Hinweis auf die Abweichung.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: price-list-check
name: Preis gegen die Preisliste prüfen
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields:
  - key: itemNumber
    kind: text
    labelDe: Artikelnummer
    labelEn: Item number
    documentTypes:
      - incoming-invoice
  - key: unitPrice
    kind: money
    labelDe: Einzelpreis
    labelEn: Unit price
    documentTypes:
      - incoming-invoice
start: review
steps:
  - kind: humanTask
    name: review
    label: Sachliche Prüfung
    taskKind: review
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: member
          member: einkauf@example.com
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: false
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: checkPrice
    onRejected: rejected
  - kind: script
    name: checkPrice
    label: Preis prüfen
    script: check-price.ts
    hook: onApproved
    inputs:
      - kind: field
        key: itemNumber
        type: text
      - kind: field
        key: unitPrice
        type: money
      - kind: table
        key: preisliste
    returns:
      - key: price
        type: enumeration
        values:
          - listPrice
          - deviation
    branch: price
    exits:
      - value: listPrice
        next: approve
      - value: deviation
        next: managementApproval
    next: approve
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: humanTask
    name: managementApproval
    label: Freigabe Geschäftsführung
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: role
          role: Geschäftsführung
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

Das Skript check-price.ts

Hook: onApproved · Eingaben: itemNumber, unitPrice, Datentabelle preisliste · Rückgaben: price (listPrice, deviation)

import { defineScript, money } from '@acriva/workflow-sdk';

/** How far a unit price may lie above the list price, as a share of it. */
const TOLERANCE = 0.02;

export default defineScript({
  hook: 'onApproved',
  outputs: { price: ['listPrice', 'deviation'] },
  async run(ctx) {
    const { itemNumber, unitPrice } = ctx.document.fields;
    const number = itemNumber?.trim();
    if (!number || unitPrice == null) {
      ctx.hint('Artikelnummer oder Einzelpreis fehlt, der Preis ist nicht geprüft.');
      return ctx.branch('deviation');
    }
    const item = await ctx.tables.lookup('preisliste', number);
    if (item === null || item.preis === null) {
      ctx.hint(`Der Artikel ${number} steht nicht in der Preisliste.`);
      return ctx.branch('deviation');
    }
    if (unitPrice > item.preis * (1 + TOLERANCE)) {
      ctx.hint(
        `${item.bezeichnung ?? number}: berechnet ${money.format(unitPrice)}, laut Preisliste ${money.format(item.preis)}.`,
      );
      return ctx.branch('deviation');
    }
    return ctx.branch('listPrice');
  },
});

Was es tut

Ein Test führt jeden dieser Fälle in der Sandbox aus und vergleicht das Ergebnis.

Ein Preis über der Preisliste

• Eingabe: itemNumber TON-305A, unitPrice 99.5, Ergebnis der letzten Aufgabe Approved
• Datentabelle preisliste: 2 Zeilen
  • artikelnummer PAP-A4-80, bezeichnung Kopierpapier A4, 80 g, 500 Blatt, preis 4.95
  • artikelnummer TON-305A, bezeichnung Toner 305A schwarz, preis 89.9
• Ausgang: deviation
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „Toner 305A schwarz: berechnet 99,50 €, laut Preisliste 89,90 €.“

Ein Preis aus der Preisliste

• Eingabe: itemNumber PAP-A4-80, unitPrice 4.95, Ergebnis der letzten Aufgabe Approved
• Datentabelle preisliste: 2 Zeilen
  • artikelnummer PAP-A4-80, bezeichnung Kopierpapier A4, 80 g, 500 Blatt, preis 4.95
  • artikelnummer TON-305A, bezeichnung Toner 305A schwarz, preis 89.9
• Ausgang: listPrice
• Änderungen: keine

Ein Artikel, der nicht in der Preisliste steht

• Eingabe: itemNumber TON-410X, unitPrice 129, Ergebnis der letzten Aufgabe Approved
• Datentabelle preisliste: 2 Zeilen
  • artikelnummer PAP-A4-80, bezeichnung Kopierpapier A4, 80 g, 500 Blatt, preis 4.95
  • artikelnummer TON-305A, bezeichnung Toner 305A schwarz, preis 89.9
• Ausgang: deviation
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „Der Artikel TON-410X steht nicht in der Preisliste.“