Pflichtangaben prüfen

Bevor eine Eingangsrechnung zur Freigabe geht, prüft die Karte „Rechnung prüfen“ mit „Pflichtangaben prüfen“ als Hinweis, keine rechtliche Prüfung, die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, ohne Skript und ohne KI-Aufruf: ob Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bruttobetrag, Netto- und Steuerzeilen, Name und Anschrift des Lieferanten und des Empfängers, das Liefer- oder Leistungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Leistung, die Steuernummer (ohne USt-IdNr.) und bei einer Rechnung ohne Steuer ein Hinweis auf Steuerbefreiung oder Reverse Charge da sind, und ob die Summe, das Format der USt-IdNr., die IBAN, die Währung und eine genannte Entgeltminderung plausibel sind. Den Empfänger vergleicht sie mit Firmenname und Anschrift Ihres Unternehmens. Ist etwas offen oder abweichend („unvollständig“), klärt die Buchhaltung es zuerst: Ihre Aufgabe zeigt den Hinweis, was fehlt. Der Hinweis ist keine rechtliche Prüfung, und „vollständig“ gibt nichts frei.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 7
sdk: '1.0.0'
key: mandatory-details
name: Pflichtangaben prüfen
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields: []
start: details
steps:
  - kind: invoiceCheck
    name: details
    label: Pflichtangaben prüfen
    check: mandatoryDetails
    next: approval
    onDeviation: clarify
  - kind: humanTask
    name: clarify
    label: Pflichtangaben klären
    taskKind: review
    assignees: []
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: false
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approval
    onRejected: rejected
  - kind: humanTask
    name: approval
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees: []
    fallback:
      kind: role
      role: Geschäftsführung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected