Signaturen am Dokument

Ein Workflow-Schritt Zur Signatur senden schickt ein Dokument an seine Unterzeichner. Die Dokumentseite zeigt, was daraus wurde: jede Signaturanfrage, ihre Unterzeichner mit ihrem Stand, die signierte Version und ihr Signaturprotokoll. Das sehen nur Personen, die das Dokument lesen dürfen, und eine Einladung erneut senden können nur die anfordernde Person und wer das Dokument bearbeiten darf.

Der Abschnitt Signaturen

Öffnen Sie das Dokument und den Reiter Metadaten. Unter den Metadaten listet der Abschnitt Signaturen die Signaturanfragen des Dokuments, die neueste zuerst. Ein Dokument, das nie zur Signatur gesendet wurde, hat keinen solchen Abschnitt.

Jede Anfrage zeigt:

• ihren Stand:
  • Wird vorbereitet: Acriva platziert die Signaturfelder;
  • Signaturfelder prüfen: Jemand prüft die Felder, bevor die Anfrage versendet wird;
  • In Signatur: Die Unterzeichner sind eingeladen, und noch haben nicht alle unterschrieben;
  • Signiert: Alle Unterzeichner haben unterschrieben, und Acriva hat die signierte Version hinzugefügt;
  • Abgelehnt: Ein Unterzeichner hat abgelehnt;
  • Abgelaufen: Die Anfrage lief ab, bevor alle unterschrieben haben;
  • Abgebrochen: Der Workflow hat die Anfrage beendet, etwa weil der Workflow abgebrochen wurde;
  • Fehlgeschlagen: Die signierte Version konnte nicht erstellt werden;
• ihre Stufe, etwa Einfache elektronische Signatur (EES), und wie signiert wird, etwa in Acriva mit dem Siegel von Acriva;
• die Version, die sie signiert (Signiert wird: Version 2), wann sie angefordert und gesendet wurde und wann sie abläuft oder beendet wurde;
• nach der Signatur Signierte Version … anzeigen mit der Nummer der Version, das den Reiter Versionen öffnet, wo diese Version das Kennzeichen Signiert trägt, und Signaturprotokoll, das den Nachweis von Acriva über die Signatur herunterlädt.

Unter jeder Anfrage listet Unterzeichner die Unterzeichner nach Position und Bezeichnung, wie der Workflow-Schritt sie nennt (1 · Auftraggeber), mit ihrem Namen, ob sie Mitglied, Anfordernde Person oder Externe Person sind, und ihrem Stand: Wartet, Eingeladen, Signiert, Abgelehnt, Abgelaufen oder Abgebrochen, mit Datum und Uhrzeit.

Der Abschnitt zeigt nie die E-Mail-Adresse eines Unterzeichners und nie, warum jemand abgelehnt hat.

Eine Einladung erneut senden

Findet ein eingeladener Unterzeichner seine Einladung nicht, können die anfordernde Person und wer das Dokument bearbeiten darf sie erneut senden, solange die Anfrage In Signatur ist:

1. Wählen Sie unter dem Unterzeichner Einladung erneut senden.
2. Lesen Sie die Rückfrage und wählen Sie Erneut senden.

Eine externe Person erhält eine neue Einladung per E-Mail. Der Link der bisherigen Einladung funktioniert dann nicht mehr, und sie fordert einen neuen Bestätigungscode an. Ein Mitglied erhält die Einladung noch einmal. Eine Einladung lässt sich je Unterzeichner bis zu fünfmal erneut senden.

Um eine Anfrage zu beenden, brechen Sie ihren Workflow im Reiter Workflow mit Workflow abbrechen ab. Die Anfrage endet dann als Abgebrochen, und ihre Links funktionieren nicht mehr.

In der Liste und den Versionen

• Vom Start einer Anfrage bis zu ihrem Ende (während sie vorbereitet wird, ihre Signaturfelder geprüft werden oder sie In Signatur ist) zeigt die Dokumentenliste in der Spalte Status das Kennzeichen In Signatur. In dieser Zeit nimmt das Dokument keine neue Version, kein Auschecken und kein Archivieren an: Sie warten, bis die Anfrage beendet ist.
• Im Reiter Versionen trägt die signierte Version das Kennzeichen Signiert, und ihr Signaturprotokoll lässt sich mit den anderen Fassungen herunterladen. Die Version, die signiert wurde, bleibt, wie sie war.

Löschung und personenbezogene Daten

• Entfernt eine Löschung ein Dokument, entfernt sie auch die Unterzeichner, Signaturfelder, Links, Bestätigungscodes und Einladungen seiner Signaturanfragen. Die signierte Version und ihr Signaturprotokoll gehen mit dem Dokument, wie jede Version, und die Einträge im Protokoll verlieren ihren Text, wie bei jedem gelöschten Dokument. Eine rechtliche Sperre hält das Dokument und seine Signaturen.
• Werden die personenbezogenen Daten eines Mitglieds anonymisiert, entfernt Acriva seinen Namen und seine E-Mail-Adresse auch aus den Unterzeichnern jeder Anfrage. Der Abschnitt zeigt es dann als Ehemaliges Mitglied. Das Signaturprotokoll bleibt als Nachweis beim Dokument.