Vertragsabschluss

Kommt ein Vertrag an, setzt der Workflow seinen „Vertragsstatus“ auf „In Prüfung“, ohne Skript. Der Einkauf prüft den Vertrag; danach geben Geschäftsführung und Buchhaltung ihn parallel frei, beide müssen freigeben, und wer geprüft hat, gibt nicht noch einmal frei. Weist jemand zurück, wird der Vertrag wieder „Entwurf“, und der Workflow endet. Nach der Freigabe wird der Status „Zur Signatur“, und die Karte „Zur Signatur senden“ sendet den Vertrag der Reihe nach an die anfordernde Person als „Auftraggeber“ und an den Vertragspartner als „Auftragnehmer“, mit einer einfachen elektronischen Signatur (EES) und 14 Tagen Frist. Fehlen Vorname, Nachname oder E-Mail-Adresse des Vertragspartners in den drei Feldern, die der Workflow am Vertrag anlegt, erfasst die anfordernde Person sie zuerst in der Aufgabe „Vertragspartner erfassen“. Unterschreiben beide („signiert“), wird der Status „Aktiv“, und die anfordernde Person wählt in der Aufgabe „In die Vertragspartner-Akte ablegen“ unter „Akte“ die Akte des Vertragspartners, in die Acriva den signierten Vertrag mit ihren Rechten legt; die Akte wählt immer eine Person, nie die KI. Das Feld „Vertragspartner-Akte“ setzt der Workflow nicht: Damit „Rechnung gegen Vertrag prüfen“ den Vertrag findet und seine Fristen die verantwortliche Person der Akte erinnern, verknüpft eine Person es am Vertrag. Lehnt jemand ab („abgelehnt“), läuft die Frist ab („abgelaufen“) oder ist die E-Mail-Adresse ungültig, klärt die anfordernde Person das in der Aufgabe „Klären“. Der Workflow braucht eine Person, die den Vertrag hochgeladen hat, und das Add-on E-Signatur.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ contract. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 9
sdk: '1.0.0'
key: contract-closing
name: Vertragsabschluss
template: custom
trigger:
  documentType: contract
fields:
  - key: partnerFirstName
    kind: text
    labelDe: Vorname Vertragspartner
    labelEn: Partner's first name
    documentTypes:
      - contract
  - key: partnerLastName
    kind: text
    labelDe: Nachname Vertragspartner
    labelEn: Partner's last name
    documentTypes:
      - contract
  - key: partnerEmail
    kind: text
    labelDe: E-Mail Vertragspartner
    labelEn: Partner's email
    documentTypes:
      - contract
start: inReview
steps:
  - kind: setField
    name: inReview
    label: Status „In Prüfung“
    assignments:
      - field: contractStatus
        source: constant
        value: inReview
    next: review
  - kind: humanTask
    name: review
    label: Vertrag prüfen
    taskKind: review
    assignees: []
    fallback:
      kind: member
      member: einkauf@example.com
    options:
      remindAfterWorkingDays: 2
      excludeRequester: false
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approval
    onRejected: draft
  - kind: humanTask
    name: approval
    label: Freigabe durch Geschäftsführung und Buchhaltung
    taskKind: approve
    assignees: []
    fallback:
      kind: role
      role: Geschäftsführung
    options:
      excludeRequester: false
      excludeActorsOfSteps:
        - review
      pickFile: false
    next: forSignature
    onRejected: draft
    parallelApproval:
      mode: all
      approvers:
        - kind: role
          role: Geschäftsführung
        - kind: role
          role: Buchhaltung
  - kind: setField
    name: forSignature
    label: Status „Zur Signatur“
    assignments:
      - field: contractStatus
        source: constant
        value: forSignature
    next: partnerKnown
  - kind: condition
    name: partnerKnown
    label: Vertragspartner vollständig?
    branches:
      - when:
          kind: or
          conditions:
            - kind: compare
              field: partnerFirstName
              operator: isEmpty
              constants: []
            - kind: compare
              field: partnerLastName
              operator: isEmpty
              constants: []
            - kind: compare
              field: partnerEmail
              operator: isEmpty
              constants: []
        next: capturePartner
    default: sign
  - kind: humanTask
    name: capturePartner
    label: Vertragspartner erfassen
    taskKind: capture
    assignees: []
    fallback:
      kind: requester
    options:
      remindAfterWorkingDays: 2
      excludeRequester: false
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: sign
    requiredFields:
      fields:
        - partnerFirstName
        - partnerLastName
        - partnerEmail
      requireComment: false
  - kind: signature
    name: sign
    label: Zur Signatur senden
    signers:
      - kind: requester
        label: Auftraggeber
      - kind: external
        label: Auftragnehmer
        firstNameField: partnerFirstName
        lastNameField: partnerLastName
        emailField: partnerEmail
    ordered: true
    level: ses
    expiryDays: 14
    fieldMode: detect
    reviewer:
      kind: requester
    allowConfidential: false
    language: de
    next: active
    onDeclined: clarify
    onExpired: clarify
    onSkipped: clarify
  - kind: setField
    name: active
    label: Status „Aktiv“
    assignments:
      - field: contractStatus
        source: constant
        value: active
    next: file
  - kind: humanTask
    name: file
    label: In die Vertragspartner-Akte ablegen
    taskKind: acknowledge
    assignees: []
    fallback:
      kind: requester
    options:
      remindAfterWorkingDays: 2
      excludeRequester: false
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: true
    next: signed
  - kind: humanTask
    name: clarify
    label: Klären
    taskKind: review
    assignees: []
    fallback:
      kind: requester
    options:
      excludeRequester: false
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: notSigned
    onRejected: notSigned
  - kind: setField
    name: draft
    label: Status „Entwurf“
    assignments:
      - field: contractStatus
        source: constant
        value: draft
    next: rejected
  - kind: end
    name: signed
    label: Signiert und aktiv
    outcome: completed
  - kind: end
    name: notSigned
    label: Nicht signiert
    outcome: completed
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected