Fehlende Felder melden

Fehlt einer Eingangsrechnung die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum oder der Bruttobetrag, benachrichtigt das Skript die Buchhaltung und nennt die fehlenden Angaben. Die Rechnung bekommt das Schlagwort „Prüfen“ und geht zuerst zur Ergänzung, danach zur Freigabe. Ohne Skript prüft die Karte Pflichtangaben prüfen diese Angaben bis auf das Fälligkeitsdatum und weitere Pflichtangaben und nennt der nächsten Aufgabe, was fehlt.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: missing-fields
name: Fehlende Felder melden
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields: []
start: check
steps:
  - kind: script
    name: check
    label: Pflichtangaben prüfen
    script: check.ts
    hook: onDocumentArrived
    inputs:
      - kind: field
        key: vendorName
        type: text
      - kind: field
        key: invoiceNumber
        type: text
      - kind: field
        key: invoiceDate
        type: date
      - kind: field
        key: dueDate
        type: date
      - kind: field
        key: totalGross
        type: money
    returns:
      - key: details
        type: enumeration
        values:
          - complete
          - missing
    branch: details
    exits:
      - value: complete
        next: approve
      - value: missing
        next: fix
    next: approve
  - kind: humanTask
    name: fix
    label: Fehlende Angaben ergänzen
    taskKind: fix
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: role
          role: Buchhaltung
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: false
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approve
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

Das Skript check.ts

Hook: onDocumentArrived · Eingaben: vendorName, invoiceNumber, invoiceDate, dueDate, totalGross · Rückgaben: details (complete, missing)

import { defineScript } from '@acriva/workflow-sdk';

export default defineScript({
  hook: 'onDocumentArrived',
  outputs: { details: ['complete', 'missing'] },
  run(ctx) {
    const { vendorName, invoiceNumber, invoiceDate, dueDate, totalGross } = ctx.document.fields;
    // The details an invoice needs before it is approved, with the name the notice gives each.
    const required = [
      { label: 'Rechnungsnummer', value: invoiceNumber },
      { label: 'Rechnungsdatum', value: invoiceDate },
      { label: 'Fälligkeitsdatum', value: dueDate },
      { label: 'Bruttobetrag', value: totalGross },
    ];
    const missing = required.filter((detail) => detail.value == null).map((detail) => detail.label);
    if (missing.length === 0) return ctx.branch('complete');

    const invoice =
      vendorName == null ? 'Einer Eingangsrechnung' : `Der Rechnung von ${vendorName}`;
    ctx.notify({
      to: [{ role: 'Buchhaltung' }],
      text: `${invoice} fehlen diese Angaben: ${missing.join(', ')}. Bitte ergänzen Sie sie.`,
    });
    ctx.addTag('Prüfen');
    ctx.hint(`Es fehlen: ${missing.join(', ')}.`);
    return ctx.branch('missing');
  },
});

Was es tut

Ein Test führt jeden dieser Fälle in der Sandbox aus und vergleicht das Ergebnis.

Eine vollständige Rechnung

• Eingabe: vendorName Bürobedarf Schmidt GmbH, invoiceNumber 2026-4711, invoiceDate 2026-10-19, dueDate 2026-11-18, totalGross 342.72
• Ausgang: complete
• Änderungen: keine

Rechnungs- und Fälligkeitsdatum fehlen

• Eingabe: vendorName Bürobedarf Schmidt GmbH, invoiceNumber 2026-4712, invoiceDate null, dueDate null, totalGross 89.9
• Ausgang: missing
• Änderungen: Benachrichtigung an die Rolle Buchhaltung: „Der Rechnung von Bürobedarf Schmidt GmbH fehlen diese Angaben: Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum. Bitte ergänzen Sie sie.“; Schlagwort „Prüfen“; Hinweis an der nächsten Aufgabe: „Es fehlen: Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum.“

Eine Rechnung, bei der nichts erkannt wurde

• Eingabe: vendorName null, invoiceNumber null, invoiceDate null, dueDate null, totalGross null
• Ausgang: missing
• Änderungen: Benachrichtigung an die Rolle Buchhaltung: „Einer Eingangsrechnung fehlen diese Angaben: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Bruttobetrag. Bitte ergänzen Sie sie.“; Schlagwort „Prüfen“; Hinweis an der nächsten Aufgabe: „Es fehlen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Bruttobetrag.“