Nach Lieferant weiterleiten

Rechnungen von IT-Lieferanten wie Telekom oder Dell gibt die IT frei, alle anderen die Kostenstellenverantwortung. Die Liste der IT-Lieferanten steht im Skript, und die Freigabe der IT bekommt einen Hinweis, warum sie sie bekommt.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: route-by-vendor
name: Nach Lieferant weiterleiten
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields: []
start: route
steps:
  - kind: script
    name: route
    label: Nach Lieferant weiterleiten
    script: route.ts
    hook: onDocumentArrived
    inputs:
      - kind: field
        key: vendorName
        type: text
    returns:
      - key: lane
        type: enumeration
        values:
          - it
          - standard
    branch: lane
    exits:
      - value: it
        next: itApproval
      - value: standard
        next: costCenter
    next: costCenter
  - kind: humanTask
    name: itApproval
    label: Freigabe IT
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: role
          role: IT
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: humanTask
    name: costCenter
    label: Freigabe Kostenstelle
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

Das Skript route.ts

Hook: onDocumentArrived · Eingaben: vendorName · Rückgaben: lane (it, standard)

import { defineScript } from '@acriva/workflow-sdk';

/** The vendors of hardware, software and telephony; a vendor matches when its name starts with an entry, in any case. */
const IT_VENDORS: readonly string[] = ['Telekom', 'Dell', 'Microsoft', 'DATEV', 'Vodafone'];

export default defineScript({
  hook: 'onDocumentArrived',
  outputs: { lane: ['it', 'standard'] },
  run(ctx) {
    const vendor = ctx.document.fields.vendorName;
    // Without a vendor the step goes on to its default next step, the cost center's approval.
    if (vendor == null) return;
    const name = vendor.toLowerCase();
    const itVendor = IT_VENDORS.find((entry) => name.startsWith(entry.toLowerCase()));
    if (itVendor) {
      ctx.hint(`IT-Lieferant „${vendor}“: Die IT gibt frei.`);
      return ctx.branch('it');
    }
    return ctx.branch('standard');
  },
});

Was es tut

Ein Test führt jeden dieser Fälle in der Sandbox aus und vergleicht das Ergebnis.

Ein IT-Lieferant

• Eingabe: vendorName Dell Technologies GmbH
• Ausgang: it
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „IT-Lieferant „Dell Technologies GmbH“: Die IT gibt frei.“

Eine Rechnung ohne Lieferanten

• Eingabe: vendorName null
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: keine

Ein anderer Lieferant

• Eingabe: vendorName Bürobedarf Schmidt KG
• Ausgang: standard
• Änderungen: keine