Kostenstellen-Zuordnung aus einer Datentabelle

Wie Kostenstelle vom Lieferanten, nur steht die Zuordnung nicht im Skript, sondern in einer Datentabelle kostenstellenZuordnung: eine Zeile je Zuordnung mit Lieferant, Kostenstelle und Sachkonto, die die Buchhaltung ohne neue Version des Workflows ändert oder aus Excel hochlädt. Das Skript fragt alle Zeilen des Lieferanten ab. Bei genau einer setzt es Kostenstelle und Sachkonto, zwei Felder, die der Workflow selbst deklariert; bei keiner oder mehreren bekommt die Freigabe einen Hinweis, damit die Rechnung von Hand kontiert oder aufgeteilt wird. Der Lieferant muss so in der Tabelle stehen, wie er auf der Rechnung erkannt wird. Steht in der Tabelle eine Zeile je Lieferant, setzt eine Karte die Kontierung der Rechnung ohne Skript: Kontierung aus einer Datentabelle.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: cost-center-mapping
name: Kostenstellen-Zuordnung aus einer Datentabelle
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields:
  - key: costCenter
    kind: text
    labelDe: Kostenstelle
    labelEn: Cost center
    documentTypes:
      - incoming-invoice
  - key: glAccount
    kind: text
    labelDe: Sachkonto
    labelEn: G/L account
    documentTypes:
      - incoming-invoice
start: allocate
steps:
  - kind: script
    name: allocate
    label: Kostenstelle zuordnen
    script: allocate.ts
    hook: onDocumentArrived
    inputs:
      - kind: field
        key: vendorName
        type: text
      - kind: table
        key: kostenstellenZuordnung
    returns: []
    exits: []
    next: approve
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

Das Skript allocate.ts

Hook: onDocumentArrived · Eingaben: vendorName, Datentabelle kostenstellenZuordnung · Rückgaben: keine

import { defineScript } from '@acriva/workflow-sdk';

export default defineScript({
  hook: 'onDocumentArrived',
  async run(ctx) {
    const vendor = ctx.document.fields.vendorName;
    if (vendor == null) return;
    // Every row of the vendor: a vendor may be mapped to more than one cost center.
    const [mapping, ...others] = await ctx.tables.query('kostenstellenZuordnung', {
      lieferant: vendor,
    });
    if (mapping === undefined) {
      ctx.hint(
        `Für „${vendor}“ gibt es keine Kostenstellen-Zuordnung. Bitte kontieren Sie die Rechnung von Hand.`,
      );
      return;
    }
    if (others.length > 0) {
      const costCenters = [mapping, ...others].map((row) => row.kostenstelle).join(', ');
      ctx.hint(
        `„${vendor}“ ist mehreren Kostenstellen zugeordnet (${costCenters}). Bitte teilen Sie die Rechnung von Hand auf.`,
      );
      return;
    }
    if (mapping.kostenstelle) ctx.setField('costCenter', mapping.kostenstelle);
    if (mapping.sachkonto) ctx.setField('glAccount', mapping.sachkonto);
  },
});

Was es tut

Ein Test führt jeden dieser Fälle in der Sandbox aus und vergleicht das Ergebnis.

Ein Lieferant ohne Zuordnung

• Eingabe: vendorName Neue Firma AG
• Datentabelle kostenstellenZuordnung: 3 Zeilen
  • nummer Z-001, lieferant Telekom Deutschland GmbH, kostenstelle 4400, sachkonto 4920
  • nummer Z-002, lieferant Deutsche Bahn AG, kostenstelle 4300, sachkonto 4663
  • nummer Z-003, lieferant Deutsche Bahn AG, kostenstelle 4100, sachkonto 4663
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „Für „Neue Firma AG“ gibt es keine Kostenstellen-Zuordnung. Bitte kontieren Sie die Rechnung von Hand.“

Ein Lieferant mit einer Zuordnung

• Eingabe: vendorName Telekom Deutschland GmbH
• Datentabelle kostenstellenZuordnung: 3 Zeilen
  • nummer Z-001, lieferant Telekom Deutschland GmbH, kostenstelle 4400, sachkonto 4920
  • nummer Z-002, lieferant Deutsche Bahn AG, kostenstelle 4300, sachkonto 4663
  • nummer Z-003, lieferant Deutsche Bahn AG, kostenstelle 4100, sachkonto 4663
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Feld costCenter = 4400; Feld glAccount = 4920

Ein Lieferant mit mehreren Zuordnungen

• Eingabe: vendorName Deutsche Bahn AG
• Datentabelle kostenstellenZuordnung: 3 Zeilen
  • nummer Z-001, lieferant Telekom Deutschland GmbH, kostenstelle 4400, sachkonto 4920
  • nummer Z-002, lieferant Deutsche Bahn AG, kostenstelle 4300, sachkonto 4663
  • nummer Z-003, lieferant Deutsche Bahn AG, kostenstelle 4100, sachkonto 4663
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „„Deutsche Bahn AG“ ist mehreren Kostenstellen zugeordnet (4300, 4100). Bitte teilen Sie die Rechnung von Hand auf.“