Bestellnummer prüfen

Der Einkauf trägt bei der sachlichen Prüfung die Bestellnummer der Rechnung ein, ein Feld, das der Workflow selbst deklariert. Danach fragt das Skript das Bestellsystem über die Datenquelle bestellungen nach dieser Bestellung. Passt die Rechnung zur Bestellung (bis zu 2 % darüber), geht sie zur Freigabe, mit dem Betrag der Bestellung als Hinweis. Fehlt die Nummer, gibt es die Bestellung nicht, antwortet das Bestellsystem nicht oder liegt die Rechnung darüber, klärt der Einkauf sie zuerst. Liegt die Bestellung als Dokument in Acriva, geht es ohne Skript und ohne Datenquelle: Bestellabgleich.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: order-number-check
name: Bestellnummer prüfen
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields:
  - key: orderNumber
    kind: text
    labelDe: Bestellnummer
    labelEn: Order number
    documentTypes:
      - incoming-invoice
start: review
steps:
  - kind: humanTask
    name: review
    label: Sachliche Prüfung
    taskKind: review
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: member
          member: einkauf@example.com
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: false
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: check
    onRejected: rejected
  - kind: script
    name: check
    label: Bestellung prüfen
    script: check.ts
    hook: onApproved
    inputs:
      - kind: field
        key: orderNumber
        type: text
      - kind: field
        key: totalGross
        type: money
      - kind: source
        key: bestellungen
    returns:
      - key: result
        type: enumeration
        values:
          - matches
          - clarify
    branch: result
    exits:
      - value: matches
        next: approve
      - value: clarify
        next: clarify
    next: approve
  - kind: humanTask
    name: clarify
    label: Bestellung klären
    taskKind: fix
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: member
          member: einkauf@example.com
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: false
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approve
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

Das Skript check.ts

Hook: onApproved · Eingaben: orderNumber, totalGross, Datenquelle bestellungen · Rückgaben: result (matches, clarify)

import { defineScript, money } from '@acriva/workflow-sdk';

/** How far an invoice may lie above its order, as a share of the order's amount. */
const TOLERANCE = 0.02;

/** What the order system answers to `GET bestellungen/<Bestellnummer>`: the order's gross amount in euros. */
interface Order {
  betrag: number;
}

/** A source's answer is JSON of any shape until the script has checked it. */
const isOrder = (data: unknown): data is Order =>
  typeof data === 'object' && data !== null && typeof (data as Order).betrag === 'number';

export default defineScript({
  hook: 'onApproved',
  outputs: { result: ['matches', 'clarify'] },
  async run(ctx) {
    const { orderNumber, totalGross } = ctx.document.fields;
    const number = orderNumber?.trim();
    if (!number) {
      ctx.hint(
        'Die Rechnung hat keine Bestellnummer. Bitte klären Sie, zu welcher Bestellung sie gehört.',
      );
      return ctx.branch('clarify');
    }
    const result = await ctx.sources.get('bestellungen', { path: number });
    if (!result.ok) {
      ctx.hint(
        result.status === 404
          ? `Die Bestellung ${number} gibt es im Bestellsystem nicht.`
          : `Das Bestellsystem hat nicht geantwortet (${result.error}). Bitte prüfen Sie die Bestellung ${number} von Hand.`,
      );
      return ctx.branch('clarify');
    }
    if (!isOrder(result.data)) {
      ctx.hint(`Das Bestellsystem hat zur Bestellung ${number} keinen Betrag geliefert.`);
      return ctx.branch('clarify');
    }
    const ordered = result.data.betrag;
    if (totalGross != null && totalGross > ordered * (1 + TOLERANCE)) {
      ctx.hint(
        `Die Rechnung über ${money.format(totalGross)} liegt über der Bestellung ${number} über ${money.format(ordered)}.`,
      );
      return ctx.branch('clarify');
    }
    ctx.hint(`Passt zur Bestellung ${number} über ${money.format(ordered)}.`);
    return ctx.branch('matches');
  },
});

Was es tut

Ein Test führt jeden dieser Fälle in der Sandbox aus und vergleicht das Ergebnis.

Eine Rechnung über der Bestellung

• Eingabe: orderNumber 4500012345, totalGross 1499.4, Ergebnis der letzten Aufgabe Approved
• Datenquelle bestellungen: antwortet {"betrag":1190}
• Ausgang: clarify
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „Die Rechnung über 1.499,40 € liegt über der Bestellung 4500012345 über 1.190,00 €.“

Eine Rechnung, die zur Bestellung passt

• Eingabe: orderNumber 4500012345, totalGross 1190, Ergebnis der letzten Aufgabe Approved
• Datenquelle bestellungen: antwortet {"betrag":1190}
• Ausgang: matches
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „Passt zur Bestellung 4500012345 über 1.190,00 €.“

Eine Rechnung ohne Bestellnummer

• Eingabe: orderNumber null, totalGross 238, Ergebnis der letzten Aufgabe Approved
• Ausgang: clarify
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „Die Rechnung hat keine Bestellnummer. Bitte klären Sie, zu welcher Bestellung sie gehört.“

Eine Bestellnummer, die es nicht gibt

• Eingabe: orderNumber 4500099999, totalGross 595, Ergebnis der letzten Aufgabe Approved
• Datenquelle bestellungen: keine Daten: http-error (Status 404)
• Ausgang: clarify
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „Die Bestellung 4500099999 gibt es im Bestellsystem nicht.“