Pflicht erinnern

Eine Pflicht ist eine Frist, die eine Person am Vertrag anlegt, mit Titel, Fälligkeit und fristverantwortlicher Person, etwa „Wartungsnachweis vorlegen“, auch monatlich oder jährlich wiederkehrend. Ist eine Pflicht eines Vertrags fällig, startet der Workflow mit „Frist fällig“ am Fälligkeitstag und gibt der fristverantwortlichen Person die Aufgabe „Pflicht erfüllen“, ohne Skript; nach zwei Arbeitstagen erinnert Acriva einmal daran. Ist die Person eine Rolle, erledigt die Aufgabe das erste Mitglied, das handelt. Hat die Pflicht niemanden, bekommt die Geschäftsführung die Aufgabe. Die Erinnerung in der App und per E-Mail vor der Fälligkeit kommt wie immer zusätzlich. Ist für denselben Vertrag noch eine Aufgabe dieses Workflows offen, startet eine weitere fällige Pflicht keinen zweiten; ihre Erinnerung kommt trotzdem. „Als erledigt markieren“ beendet die Aufgabe; die Pflicht selbst markiert die Person am Dokument als erledigt, und eine wiederkehrende legt dann die nächste an. Braucht den Workflow-Designer.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ contract. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 9
sdk: '1.0.0'
key: obligation-reminder
name: Pflicht erinnern
template: custom
trigger:
  documentType: contract
  deadline:
    stage: due
    kind: obligation
fields: []
start: fulfil
steps:
  - kind: humanTask
    name: fulfil
    label: Pflicht erfüllen
    taskKind: acknowledge
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: deadlineOwner
    fallback:
      kind: role
      role: Geschäftsführung
    options:
      remindAfterWorkingDays: 2
      excludeRequester: false
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: done
  - kind: end
    name: done
    label: Erledigt
    outcome: completed