Kostenstelle vom Lieferanten

Rechnungen bekannter Lieferanten bekommen ihre Kostenstelle und ihr Sachkonto aus einer Tabelle im Skript. Für einen unbekannten Lieferanten hängt das Skript einen Hinweis an die Freigabe, damit die Rechnung von Hand kontiert wird. Die Felder Kostenstelle und Sachkonto deklariert der Workflow selbst. Wer freigibt, richtet sich nach der Kontierung der Rechnung in den Finanzen, nicht nach dem Feld Kostenstelle. Ohne Skript geht es mit einer Karte und einer Datentabelle: Kontierung aus einer Datentabelle setzt die Kontierung der Rechnung in den Finanzen.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: cost-center-from-vendor
name: Kostenstelle vom Lieferanten
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields:
  - key: costCenter
    kind: text
    labelDe: Kostenstelle
    labelEn: Cost center
    documentTypes:
      - incoming-invoice
  - key: glAccount
    kind: text
    labelDe: Sachkonto
    labelEn: G/L account
    documentTypes:
      - incoming-invoice
start: allocate
steps:
  - kind: script
    name: allocate
    label: Kostenstelle vom Lieferanten
    script: allocate.ts
    hook: onDocumentArrived
    inputs:
      - kind: field
        key: vendorName
        type: text
    returns: []
    exits: []
    next: approve
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

Das Skript allocate.ts

Hook: onDocumentArrived · Eingaben: vendorName · Rückgaben: keine

import { defineScript } from '@acriva/workflow-sdk';

/** Cost center and G/L account (SKR 03) per vendor; a vendor matches when its name starts with the entry's name. */
const ALLOCATION: readonly { vendor: string; costCenter: string; glAccount: string }[] = [
  { vendor: 'Telekom', costCenter: '4400', glAccount: '4920' },
  { vendor: 'Bürobedarf Schmidt', costCenter: '4200', glAccount: '4930' },
  { vendor: 'Deutsche Bahn', costCenter: '4300', glAccount: '4663' },
];

export default defineScript({
  hook: 'onDocumentArrived',
  run(ctx) {
    const vendor = ctx.document.fields.vendorName;
    if (vendor == null) return;
    const match = ALLOCATION.find((entry) =>
      vendor.toLowerCase().startsWith(entry.vendor.toLowerCase()),
    );
    if (!match) {
      ctx.hint(
        `Für „${vendor}“ ist keine Kostenstelle hinterlegt. Bitte kontieren Sie die Rechnung von Hand.`,
      );
      return;
    }
    ctx.setField('costCenter', match.costCenter);
    ctx.setField('glAccount', match.glAccount);
  },
});

Was es tut

Ein Test führt jeden dieser Fälle in der Sandbox aus und vergleicht das Ergebnis.

Ein bekannter Lieferant

• Eingabe: vendorName Telekom Deutschland GmbH
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Feld costCenter = 4400; Feld glAccount = 4920

Ein unbekannter Lieferant

• Eingabe: vendorName Neue Firma AG
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „Für „Neue Firma AG“ ist keine Kostenstelle hinterlegt. Bitte kontieren Sie die Rechnung von Hand.“