E-Mail-Vorlagen

Eine E-Mail-Vorlage ist der Text, den die Karte Externe E-Mail eines Workflows an einen Empfänger außerhalb des Arbeitsbereichs sendet, etwa um einen Lieferanten um eine korrigierte Rechnung zu bitten. Sie finden die Vorlagen in den Einstellungen unter E-Mail-Vorlagen.

Wer Vorlagen verwaltet

• Um die Seite zu sehen, brauchen Sie die Berechtigung Workflow-Vorlagen einrichten und alle Workflows und die Abwesenheiten anderer verwalten.
• Um eine Vorlage anzulegen, zu ändern und zu löschen, brauchen Sie Ausgehende Verbindungen verwalten. Die eingebauten Rollen Inhaber und Admin haben sie.
• Vorlagen anlegen und ändern gehört zum Add-on Workflow-Designer (siehe Wer den Designer hat).

Eine Vorlage anlegen

1. Wählen Sie Neue Vorlage.
2. Geben Sie den Name, den Betreff (Deutsch) und den Text (Deutsch) ein. Deutsch ist Pflicht.
3. Geben Sie wahlweise den Betreff (Englisch) und den Text (Englisch) ein, beide oder keines. Ein Workflow-Schritt kann die Vorlage nur dann auf Englisch senden.
4. Geben Sie Antworten an ein: eine Adresse Ihres Unternehmens. Antworten gehen dorthin, nicht an Acriva.
5. Geben Sie wahlweise Feste Adressen ein, höchstens fünf, eine pro Zeile. Ein Schritt, der an die festen Adressen der Vorlage schreibt, sendet an sie.
6. Wählen Sie Speichern.

Der Text ist reiner Text, ohne Links und Anhänge. Er kann diese Platzhalter verwenden: {{tenantName}}, von der Rechnung {{invoice.number}}, {{invoice.date}}, {{invoice.dueDate}}, {{invoice.grossAmount}}, {{invoice.currency}} und {{invoice.vendorName}}, und {{field.<Schlüssel>}} für ein Feld des Dokumenttyps des Workflows. Jeder andere Platzhalter wird beim Speichern abgelehnt. Die Platzhalter der Rechnung gelten nur in Workflows für den Dokumenttyp „Eingangsrechnung“.

Empfänger

Die Karte Externe E-Mail im Workflow-Designer legt den Empfänger fest, nie eine Eingabe zur Laufzeit:

• Kontakt-E-Mail des Lieferanten: die Adresse in den Stammdaten des Lieferanten (Finanzstammdaten › Lieferanten, Feld Kontakt-E-Mail). Acriva übernimmt sie nie aus einer Rechnung.
• Feld des Dokuments: ein Textfeld des Dokumenttyps, nur wenn es genau eine gültige Adresse enthält. Wer das Feld bearbeiten kann, eine Person, die KI-Erfassung aus dem Dokument oder ein Skript, bestimmt den Empfänger; für Lieferanten ist deren Kontakt-E-Mail daher sicherer.
• Feste Adressen der Vorlage.

Beim Veröffentlichen listet der Workflow jeden Schritt, der an Empfänger außerhalb schreibt, mit Vorlage, Sprache und Adressen.

Hinweis

Solange ein veröffentlichter Workflow eine Vorlage versendet, können ihre festen Adressen und ihre Antwortadresse nicht geändert und sie nicht gelöscht werden. Um an jemand anderen zu senden, kopieren Sie die Vorlage und veröffentlichen den Workflow mit der Kopie.

Was gesendet wird

Jede E-Mail enthält nur den Text der Vorlage mit den eingesetzten Platzhaltern: Metadaten, nie den Inhalt des Dokuments, einen Anhang oder einen Link darauf. Sie wird von der Adresse von Acriva mit dem Namen Ihres Arbeitsbereichs als Absender gesendet, gefolgt von „über Acriva“ (auf Englisch „via Acriva“), etwa „Muster GmbH über Acriva“; ein sehr langer Name wird dafür gekürzt. Ein Schritt sendet nichts und nimmt seinen Ausgang Übersprungen, mit dem Grund im Verlauf des Workflows, wenn es keine gültige Adresse gibt, wenn die Adresse aus einem Feld kommt, das keine Person gesetzt oder bestätigt hat, und die Karte Empfänger aus KI-Feldern zulassen nicht erlaubt, wenn das Dokument vertraulich ist und die Karte das nicht erlaubt, wenn der Workflow auf dem Dokument schon 20 Schritte „Externe E-Mail“ ausgeführt hat, wenn der Arbeitsbereich in den letzten 24 Stunden 100 externe E-Mails gesendet hat, oder solange der Arbeitsbereich in der Testphase ist; mit einem bezahlten Tarif sendet er sofort wieder. Jede gesendete E-Mail, und jede, die eingeplant und dann nicht gesendet wurde, steht im Prüfprotokoll des Dokuments.