Auf den Lieferschein warten

Nach der Freigabe wartet der Workflow mit „Warten auf“ bis zu 7 Tage auf einen Lieferschein desselben Lieferanten. Kommt er, ist er als verknüpftes Dokument am Workflow zu sehen, für alle, die ihn öffnen dürfen. Kommt er nicht, erfährt die Buchhaltung bei der Zeitüberschreitung, dass er fehlt. Liegt er schon vor, geht es sofort weiter. Jedes Mitglied, das einen Lieferschein mit diesem Lieferanten ablegen darf, kann die Wartezeit beenden.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 5
sdk: '1.0.0'
key: wait-for-delivery-note
name: Auf den Lieferschein warten
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields: []
start: approval
steps:
  - kind: humanTask
    name: approval
    label: Freigabe Kostenstelle
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: waitForNote
    onRejected: rejected
  - kind: wait
    name: waitForNote
    label: Warten auf den Lieferschein
    waitFor: document
    field: vendorName
    documentType: delivery-note
    otherField: vendorName
    timeoutDays: 7
    next: approved
    onTimeout: missingNote
  - kind: notification
    name: missingNote
    label: Lieferschein fehlt
    recipients:
      - kind: role
        role: Buchhaltung
    notice: forInformation
    next: approved
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected