Buchungsfelder vorbereiten

Der Workflow legt die Felder Buchungstext und Sachkonto an und füllt sie, sobald eine Rechnung eingeht: den Buchungstext aus Lieferant und Rechnungsnummer mit höchstens 60 Zeichen, wie DATEV ihn annimmt, und das Sachkonto aus einer Tabelle im Skript. Ein zu langer Lieferantenname wird an einer Wortgrenze gekürzt, damit die Rechnungsnummer vollständig bleibt. Die Felder stehen am Dokument für die Buchhaltung bereit; der DATEV-Export bildet seinen Buchungstext selbst aus Lieferant und Rechnungsnummer und liest diese Felder nicht.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: datev-fields
name: Buchungsfelder vorbereiten
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields:
  - key: bookingText
    kind: text
    labelDe: Buchungstext
    labelEn: Booking text
    documentTypes:
      - incoming-invoice
  - key: glAccount
    kind: text
    labelDe: Sachkonto
    labelEn: G/L account
    documentTypes:
      - incoming-invoice
start: prepare
steps:
  - kind: script
    name: prepare
    label: DATEV-Felder vorbereiten
    script: prepare.ts
    hook: onDocumentArrived
    inputs:
      - kind: field
        key: vendorName
        type: text
      - kind: field
        key: invoiceNumber
        type: text
    returns: []
    exits: []
    next: approve
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

Das Skript prepare.ts

Hook: onDocumentArrived · Eingaben: vendorName, invoiceNumber · Rückgaben: keine

import { defineScript } from '@acriva/workflow-sdk';

/** DATEV takes at most 60 characters as the booking text. */
const MAX_BOOKING_TEXT = 60;

/** The G/L account (SKR03) per vendor; a vendor matches when its name starts with the entry's name. */
const GL_ACCOUNTS: readonly { vendor: string; glAccount: string }[] = [
  { vendor: 'Telekom', glAccount: '4920' },
  { vendor: 'Deutsche Bahn', glAccount: '4663' },
  { vendor: 'Bürobedarf', glAccount: '4930' },
];

/**
 * The vendor and the invoice number in at most 60 characters. A vendor that is too long is cut at a word boundary, so the
 * invoice number always stays complete.
 */
function bookingText(vendor: string, invoiceNumber: string | null): string {
  const suffix = invoiceNumber == null ? '' : ` ${invoiceNumber}`;
  const full = `${vendor}${suffix}`;
  if (full.length <= MAX_BOOKING_TEXT) return full;
  const room = MAX_BOOKING_TEXT - suffix.length;
  if (room <= 0) return suffix.trim().slice(0, MAX_BOOKING_TEXT);
  // Keep one character more, so a word that ends exactly at the limit stays whole.
  const head = vendor.slice(0, room + 1);
  const space = head.lastIndexOf(' ');
  const shortVendor = (space > 0 ? head.slice(0, space) : vendor.slice(0, room)).trimEnd();
  return `${shortVendor}${suffix}`;
}

export default defineScript({
  hook: 'onDocumentArrived',
  run(ctx) {
    const { vendorName, invoiceNumber } = ctx.document.fields;
    if (vendorName == null) return;
    ctx.setField('bookingText', bookingText(vendorName.trim(), invoiceNumber?.trim() || null));

    const match = GL_ACCOUNTS.find((entry) =>
      vendorName.toLowerCase().startsWith(entry.vendor.toLowerCase()),
    );
    if (match) {
      ctx.setField('glAccount', match.glAccount);
    } else {
      ctx.hint(
        'Für diesen Lieferanten ist kein Sachkonto hinterlegt. Bitte ergänzen Sie es von Hand.',
      );
    }
  },
});

Was es tut

Ein Test führt jeden dieser Fälle in der Sandbox aus und vergleicht das Ergebnis.

Ein bekannter Lieferant

• Eingabe: vendorName Telekom Deutschland GmbH, invoiceNumber 4711-2026-10
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Feld bookingText = Telekom Deutschland GmbH 4711-2026-10; Feld glAccount = 4920

Ein langer Lieferantenname

• Eingabe: vendorName Gebäudereinigung Sauber & Glanz Facility Services Deutschland GmbH, invoiceNumber RE-2026-0815
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Feld bookingText = Gebäudereinigung Sauber & Glanz Facility RE-2026-0815; Hinweis an der nächsten Aufgabe: „Für diesen Lieferanten ist kein Sachkonto hinterlegt. Bitte ergänzen Sie es von Hand.“

Eine Rechnung ohne Lieferanten

• Eingabe: vendorName null, invoiceNumber RE-2026-0815
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: keine