In Akte nach Feld ablegen

Nach der Freigabe legt das Skript eine Eingangsrechnung in die Akte ihres Lieferanten, die es über die Lieferantennummer findet. Fehlt die Nummer, benachrichtigt es die Buchhaltung, damit sie die Rechnung von Hand ablegt. Das Feld Lieferantennummer legt der Workflow selbst an. Ohne Skript geht es mit einer Karte: In die Lieferantenakte ablegen findet die Akte über ein eindeutiges Schlüsselfeld und legt eine fehlende an.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: file-by-field
name: In Akte nach Feld ablegen
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields:
  - key: vendorNumber
    kind: text
    labelDe: Lieferantennummer
    labelEn: Vendor number
    documentTypes:
      - incoming-invoice
start: approve
steps:
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: file
    onRejected: rejected
  - kind: script
    name: file
    label: In die Lieferantenakte ablegen
    script: file.ts
    hook: onApproved
    inputs:
      - kind: field
        key: vendorNumber
        type: text
      - kind: field
        key: invoiceNumber
        type: text
    returns: []
    exits: []
    next: approved
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

Das Skript file.ts

Hook: onApproved · Eingaben: vendorNumber, invoiceNumber · Rückgaben: keine

import { defineScript } from '@acriva/workflow-sdk';

export default defineScript({
  hook: 'onApproved',
  run(ctx) {
    const { vendorNumber, invoiceNumber } = ctx.document.fields;
    const number = vendorNumber?.trim();
    if (!number) {
      ctx.notify({
        to: [{ role: 'Buchhaltung' }],
        text: `Die freigegebene Rechnung ${invoiceNumber ?? 'ohne Nummer'} hat keine Lieferantennummer. Bitte legen Sie sie von Hand in die Akte des Lieferanten.`,
      });
      return;
    }
    // Already in the vendor's Akte, for example filed by hand: nothing to do.
    if (ctx.document.files.some((file) => file.type === 'vendor' && file.number === number)) return;
    ctx.fileInto({ type: 'vendor', number });
  },
});

Was es tut

Ein Test führt jeden dieser Fälle in der Sandbox aus und vergleicht das Ergebnis.

Eine Rechnung, die schon in der Akte liegt

• Eingabe: vendorNumber 70012, invoiceNumber RE-2026-1034, Ergebnis der letzten Aufgabe Approved
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: keine

Eine Rechnung ohne Lieferantennummer

• Eingabe: vendorNumber null, invoiceNumber RE-2026-1035, Ergebnis der letzten Aufgabe Approved
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Benachrichtigung an die Rolle Buchhaltung: „Die freigegebene Rechnung RE-2026-1035 hat keine Lieferantennummer. Bitte legen Sie sie von Hand in die Akte des Lieferanten.“

Eine Rechnung mit Lieferantennummer

• Eingabe: vendorNumber 70012, invoiceNumber RE-2026-1033, Ergebnis der letzten Aufgabe Approved
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Ablage in die Akte vendor 70012