In die Lieferantenakte ablegen

Jede Eingangsrechnung landet in der Akte ihres Lieferanten: Der Schritt „Ablage“ sucht mit „Nach Feld“ die Akte vom Akten-Typ vendor, deren eindeutiges Schlüsselfeld vendorName den Lieferanten der Rechnung hält, ohne Skript. Fehlt sie, legt er sie mit der nächsten Nummer des Nummernkreises und dem Namen des Lieferanten an („angelegt und abgelegt“), auch wenn zwei Rechnungen eines neuen Lieferanten zugleich kommen, nur eine. Für ein vertrauliches Dokument legt er keine Akte an. Danach geht die Rechnung zur Freigabe.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 7
sdk: '1.0.0'
key: file-by-vendor
name: In die Lieferantenakte ablegen
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields: []
start: file
steps:
  - kind: filing
    name: file
    label: In Lieferantenakte ablegen
    tags: []
    byField:
      fileType: vendor
      keyField: vendorName
      documentField: vendorName
      create: true
      nameField: vendorName
    next: approval
    onCreated: approval
    onNoFile: approval
  - kind: humanTask
    name: approval
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees: []
    fallback:
      kind: role
      role: Geschäftsführung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected