Lieferantennamen vereinheitlichen

Derselbe Lieferant steht auf Rechnungen oft verschieden da: mal als „TELEKOM DEUTSCHLAND GMBH“, mal als „Telekom Deutschland GmbH“. Das Skript schreibt den Namen ohne Rechtsform, ohne doppelte Leerzeichen und ohne durchgehende Großbuchstaben in ein eigenes Feld, nach dem Sie suchen und sortieren können. Den erkannten Lieferanten selbst ändert es nicht.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: normalize-vendor-names
name: Lieferantennamen vereinheitlichen
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields:
  - key: vendorShortName
    kind: text
    labelDe: Lieferant (einheitlich)
    labelEn: Vendor (normalized)
    documentTypes:
      - incoming-invoice
start: normalize
steps:
  - kind: script
    name: normalize
    label: Lieferantennamen vereinheitlichen
    script: normalize.ts
    hook: onDocumentArrived
    inputs:
      - kind: field
        key: vendorName
        type: text
    returns: []
    exits: []
    next: approve
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

Das Skript normalize.ts

Hook: onDocumentArrived · Eingaben: vendorName · Rückgaben: keine

import { defineScript } from '@acriva/workflow-sdk';

/**
 * A legal form at the end of a name, after a space or a comma: the combined forms (GmbH & Co. KG) come before their
 * parts, so the whole form goes.
 */
const LEGAL_FORM =
  /[\s,]+(?:(?:gmbh|ag|se|ug)\s*&\s*co\.?\s*(?:kgaa|kg|ohg)|ug\s*\(haftungsbeschränkt\)|ggmbh|gmbh|mbh|kgaa|ag|se|kg|ohg|gbr|ug|e\.\s?k\.|e\.\s?v\.|ltd\.?|inc\.?)\.?$/i;

/** "TELEKOM DEUTSCHLAND" becomes "Telekom Deutschland"; a name in mixed case keeps its spelling (such as "IBM Deutschland"). */
const capitalize = (name: string) =>
  name === name.toUpperCase()
    ? name
        .toLowerCase()
        .split(' ')
        .map((word) => word.charAt(0).toUpperCase() + word.slice(1))
        .join(' ')
    : name;

export default defineScript({
  hook: 'onDocumentArrived',
  run(ctx) {
    const vendor = ctx.document.fields.vendorName;
    if (vendor == null) return;
    // One space between words, then without the legal form, then in one way of writing.
    const spaced = vendor.replace(/\s+/g, ' ').trim();
    const withoutForm = spaced.replace(LEGAL_FORM, '').trim();
    const normalized = capitalize(withoutForm === '' ? spaced : withoutForm);
    ctx.log(`"${vendor}" becomes "${normalized}"`);
    // The standard field vendorName is Finance's: the script writes the declared field next to it.
    ctx.setField('vendorShortName', normalized);
  },
});

Was es tut

Ein Test führt jeden dieser Fälle in der Sandbox aus und vergleicht das Ergebnis.

Ein Name in Großbuchstaben

• Eingabe: vendorName TELEKOM DEUTSCHLAND GMBH
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Feld vendorShortName = Telekom Deutschland

Ein Name mit GmbH & Co. KG und doppelten Leerzeichen

• Eingabe: vendorName Bürobedarf Schmidt GmbH & Co. KG
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Feld vendorShortName = Bürobedarf Schmidt

Eine Rechnung ohne Lieferanten

• Eingabe: vendorName null
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: keine