Lieferantenstammdaten aus einer Excel-Liste

Ihre Lieferantenliste führen Sie in Excel: Name, Kreditorenkonto, Zahlungsziel in Tagen und ob der Lieferant gesperrt ist. Laden Sie die XLSX-Datei in eine Datentabelle lieferanten mit dem Namen als Schlüsselspalte hoch; eine neue Fassung der Liste laden Sie einfach erneut hoch. Das Skript sucht den Lieferanten der Rechnung in der Tabelle, setzt das Kreditorenkonto und den Tag, bis zu dem die Rechnung zu zahlen ist, zwei Felder, die der Workflow selbst deklariert. Einen gesperrten Lieferanten markiert es mit dem Schlagwort „Prüfen“, und für einen Lieferanten, der in der Liste fehlt, bekommt die Freigabe einen Hinweis. Brauchen Sie je Lieferant nur Kostenstelle und Sachkonto, genügt eine Karte: Kontierung aus einer Datentabelle.

Der Workflow

Der Workflow startet für jedes Dokument vom Typ incoming-invoice. Seine Datei workflow.yaml:

$schema: 'https://docs.acriva.de/schemas/workflow.schema.json'
format: 1
schemaVersion: 4
sdk: '1.0.0'
key: vendor-master-data
name: Lieferantenstammdaten aus der Lieferantenliste
template: custom
trigger:
  documentType: incoming-invoice
fields:
  - key: creditorAccount
    kind: text
    labelDe: Kreditorenkonto
    labelEn: Creditor account
    documentTypes:
      - incoming-invoice
  - key: paymentDue
    kind: date
    labelDe: Zahlbar bis
    labelEn: Payable by
    documentTypes:
      - incoming-invoice
start: enrich
steps:
  - kind: script
    name: enrich
    label: Stammdaten des Lieferanten
    script: enrich.ts
    hook: onDocumentArrived
    inputs:
      - kind: field
        key: vendorName
        type: text
      - kind: field
        key: invoiceDate
        type: date
      - kind: table
        key: lieferanten
    returns: []
    exits: []
    next: approve
  - kind: humanTask
    name: approve
    label: Freigabe
    taskKind: approve
    assignees:
      - when: null
        assignee:
          kind: costCenterResponsible
    fallback:
      kind: role
      role: Buchhaltung
    options:
      excludeRequester: true
      excludeActorsOfSteps: []
      pickFile: false
    next: approved
    onRejected: rejected
  - kind: end
    name: approved
    label: Freigegeben
    outcome: approved
  - kind: end
    name: rejected
    label: Zurückgewiesen
    outcome: rejected

Das Skript enrich.ts

Hook: onDocumentArrived · Eingaben: vendorName, invoiceDate, Datentabelle lieferanten · Rückgaben: keine

import { date, defineScript } from '@acriva/workflow-sdk';

export default defineScript({
  hook: 'onDocumentArrived',
  async run(ctx) {
    const { vendorName, invoiceDate } = ctx.document.fields;
    if (vendorName == null) return;
    // The row whose key column (the vendor's name) holds the name, or null when the list has none.
    const vendor = await ctx.tables.lookup('lieferanten', vendorName);
    if (vendor === null) {
      ctx.hint(
        `„${vendorName}“ steht nicht in der Lieferantenliste. Bitte ergänzen Sie den Lieferanten in der Datentabelle Lieferanten.`,
      );
      return;
    }
    if (vendor.gesperrt) {
      ctx.addTag('Prüfen');
      ctx.hint(
        `„${vendorName}“ ist in der Lieferantenliste gesperrt. Bitte klären Sie, ob die Rechnung bezahlt wird.`,
      );
    }
    if (vendor.kreditorenkonto) ctx.setField('creditorAccount', vendor.kreditorenkonto);
    if (invoiceDate != null && vendor.zahlungszielTage != null)
      ctx.setField('paymentDue', date.addDays(invoiceDate, vendor.zahlungszielTage));
  },
});

Was es tut

Ein Test führt jeden dieser Fälle in der Sandbox aus und vergleicht das Ergebnis.

Ein gesperrter Lieferant

• Eingabe: vendorName Billig-Druck Ltd., invoiceDate 2026-10-15
• Datentabelle lieferanten: 3 Zeilen
  • name Telekom Deutschland GmbH, kreditorenkonto 70012, zahlungszielTage 30, gesperrt false
  • name Bürobedarf Schmidt KG, kreditorenkonto 70044, zahlungszielTage 14, gesperrt false
  • name Billig-Druck Ltd., kreditorenkonto 70091, zahlungszielTage null, gesperrt true
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Schlagwort „Prüfen“; Hinweis an der nächsten Aufgabe: „„Billig-Druck Ltd.“ ist in der Lieferantenliste gesperrt. Bitte klären Sie, ob die Rechnung bezahlt wird.“; Feld creditorAccount = 70091

Ein Lieferant aus der Liste

• Eingabe: vendorName Telekom Deutschland GmbH, invoiceDate 2026-10-15
• Datentabelle lieferanten: 3 Zeilen
  • name Telekom Deutschland GmbH, kreditorenkonto 70012, zahlungszielTage 30, gesperrt false
  • name Bürobedarf Schmidt KG, kreditorenkonto 70044, zahlungszielTage 14, gesperrt false
  • name Billig-Druck Ltd., kreditorenkonto 70091, zahlungszielTage null, gesperrt true
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Feld creditorAccount = 70012; Feld paymentDue = 2026-11-14

Ein Lieferant, der in der Liste fehlt

• Eingabe: vendorName Neue Firma AG, invoiceDate 2026-10-15
• Datentabelle lieferanten: 3 Zeilen
  • name Telekom Deutschland GmbH, kreditorenkonto 70012, zahlungszielTage 30, gesperrt false
  • name Bürobedarf Schmidt KG, kreditorenkonto 70044, zahlungszielTage 14, gesperrt false
  • name Billig-Druck Ltd., kreditorenkonto 70091, zahlungszielTage null, gesperrt true
• Ausgang: der Standard-Nachfolger
• Änderungen: Hinweis an der nächsten Aufgabe: „„Neue Firma AG“ steht nicht in der Lieferantenliste. Bitte ergänzen Sie den Lieferanten in der Datentabelle Lieferanten.“